「就業規則なんて、今ならChatGPTに頼めば無料で作れるんじゃない？」
最近、そんなことを考える経営者も増えているのではないでしょうか。
確かに、生成AIの進化は目覚ましいものがあります。
「従業員20人の建設会社です。法律に適合した就業規則を作成してください」
こう入力するだけで、わずかな時間で、それらしい就業規則が出来上がります。
しかも、文章は整っていて、専門用語も並び、法律の条文まで引用されていることがあります。
これを見れば、「もう社会保険労務士に頼まなくてもいいのでは？」と思う経営者がいても不思議ではありません。
私は、AIを使って就業規則を作ること自体に反対しているわけではありません。
むしろ、AIは積極的に活用すべきだと考えています。
ただし、ここで経営者の皆さんに、ひとつ質問があります。
「その就業規則に何が書かれているのか、社長自身が説明できますか？」
さらに、もうひとつ。
「その就業規則を使って労務管理するスタッフは、内容を理解していますか？」
この2つの質問に自信を持って答えられないのであれば、どれほど立派な就業規則を作っても、会社を守る仕組みとしては不十分です。
今回は、AIで就業規則を作る際に経営者が知っておきたい7つの落とし穴を、わかり易く解説します。
就業規則は、会社を守るための約束事
そもそも就業規則とは何でしょうか。
簡単に言えば、会社と従業員が安心して働くための共通ルールです。
勤務時間、休日、給与、休職、退職、懲戒処分など、会社で働くうえで大切な約束事をまとめたものです。
労働基準法では、常時10人以上の従業員を使用する事業場に、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務づけています。
10人未満の事業場でも、労務トラブルを防ぐために作成する価値があります。
ただし、就業規則は、作成して労働基準監督署に提出すれば、それで完成というものではありません。
会社の実態に合っていること。
経営者が内容を理解していること。
管理職や人事担当者が正しく運用できること。
そして、従業員がルールを確認でき、必要な内容を理解していること。
こうした条件がそろって初めて、就業規則は会社を守る道具になります。
就業規則は、作ることが目的ではありません。正しく使うことが目的なのです。
落とし穴① AIは会社の本当の姿を知らない
AIに「従業員20人の建設会社」と伝えたとします。
しかし、同じ20人の建設会社でも、働き方は大きく違います。
現場へ直行直帰する会社もあれば、いったん事務所に集合する会社もあります。
休日出勤が多い会社もあれば、繁忙期と閑散期で勤務時間が大きく変わる会社もあります。
給与体系も、月給制、日給月給制、日給制などさまざまです。
こうした事情を十分に伝えなければ、AIは一般的な会社を想定した就業規則を作ります。
文章としては正しく見えても、実際の働き方と合わない規則になる可能性があります。
例えば、就業規則では午前8時始業なのに、実際には午前7時30分から準備作業をしている場合です。
その準備が会社の指示による労働時間に当たるのであれば、賃金の問題が生じます。
AIは、社長が説明していない現場の実態までは知りません。
会社の実態を知らないまま作られた就業規則は、現場との食い違いを生みやすいのです。
落とし穴② 知らないうちに会社に不利な約束をしてしまう
ここは特に注意していただきたいところです。
就業規則には、法律で決められている最低基準だけでなく、会社が独自に決められる事項も数多くあります。
例えば、休職制度です。
私傷病による休職制度については、法律で一律に休職期間が定められているわけではありません。
会社が制度を設ける場合、その対象者、期間、復職の条件などを慎重に設計する必要があります。
ところが、AIが作成した就業規則に「休職期間は1年間とする」と書かれていたらどうでしょう。
経営者は、なぜ1年間なのか理解しているでしょうか。
会社の規模や代替要員の確保、業務への影響を考えた結果でしょうか。
十分に検討しないまま導入すれば、経営者が想定していなかった負担につながることがあります。
退職金や各種手当も同じです。
AIが提案した規定を、そのまま採用する必要はありません。
法律上の最低基準を満たしていることと、会社にとって適切な制度であることは、別の問題です。
落とし穴③ 経営者が規定の意味を理解していない
今回、私が最もお伝えしたいことです。
AIで作った就業規則を社長が読んで、「何となく難しいけれど、法律的には大丈夫そうだ」と判断してしまう。
これは危険です。
例えば、次のような規定があったとします。
「従業員が服務規律に違反した場合、情状に応じて懲戒処分を行う」
一見すると、ごく普通の文章です。
しかし、経営者は次の質問に答えられるでしょうか。
-
服務規律とは、具体的に何を守ることなのか。
-
懲戒処分には、どのような種類があるのか。
-
どの程度の違反なら、どの処分が適切なのか。
-
従業員の言い分をどのように確認するのか。
こうしたことを理解していなければ、問題が起きたときに適切な判断ができません。
就業規則に懲戒規定があっても、会社が自由に懲戒できるわけではありません。
懲戒処分には、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当であることなどが求められます。
就業規則は、法律用語が並んでいればよいものではありません。
経営者が「この規定は何のためにあるのか」「どんなときに使うのか」を説明できることが重要なのです。
落とし穴④ 人事担当者や管理職が正しく運用できない
社長が就業規則を理解していても、現場で運用するスタッフが理解していなければ問題は残ります。
例えば、従業員から次のような相談があった場合です。
「病気でしばらく休みたいのですが、どうすればよいですか？」
担当者が休職規定を理解していなければ、申請方法や必要書類、休職期間などについて適切に案内できません。
ある管理職は「診断書が必要」と説明し、別の管理職は「口頭で大丈夫」と説明する。
このような状態では、従業員に不信感が生まれます。
残業の申請、年次有給休暇の取得、遅刻や欠勤への対応なども同様です。
就業規則が存在していても、担当者ごとに解釈が違えば、会社のルールは統一されません。
特に中小企業では、社長の奥様や総務担当者が労務管理を一手に引き受けていることもあります。
その方が内容を理解していない就業規則では、日々の判断に困ってしまいます。
就業規則を作った後は、実際に運用する人への説明と教育が欠かせません。
落とし穴⑤ 従業員が知らないルールは、トラブルの火種になる
「就業規則は社長室の棚に保管しています」
そんな会社もあるかもしれません。
しかし、就業規則は従業員に周知しなければなりません。
周知とは、従業員が必要なときに内容を確認できる状態にすることです。
紙で配付する方法もあれば、職場に備え付けたり、一定の条件を満たして電子データで確認できるようにしたりする方法もあります。
ここで大切なのは、法律上の周知義務を果たすことと、従業員が内容を理解することは、必ずしも同じではないという点です。
例えば、会社が年次有給休暇の申請手続きを定めていても、従業員が知らなければ混乱が生じます。
服務規律や情報管理のルールも、説明されていなければ、従業員は何が禁止されているのか判断しにくくなります。
もちろん、従業員が規定の一字一句を暗記する必要はありません。
自分に関係する重要なルールを知り、わからないときに確認できることが大切です。
就業規則は、会社が従業員を一方的に縛るためのものではなく、お互いの約束を明確にするためのものなのです。
落とし穴⑥ AIの回答が正しいとは限らない
AIは便利ですが、誤った回答をすることがあります。
存在しない法律の条文を示したり、古い制度を現在の制度として説明したり、一般論を個別の会社にそのまま当てはめたりする可能性があります。
また、法律の内容が正しくても、説明が不足していることがあります。
例えば、変形労働時間制です。
就業規則に変形労働時間制を導入すると書けば、すぐに残業代の計算方法を変えられるわけではありません。
制度ごとに必要な要件や手続きがあり、勤務時間の決め方にもルールがあります。
これを知らずにAIが作った規定を使えば、残業代の未払いにつながる可能性があります。
AIが示した内容については、厚生労働省の資料や法令などで確認することが重要です。
厚生労働省自身もモデル就業規則や就業規則作成支援ツールを公開しています。
ただし、モデル就業規則も、そのまま使えばすべての会社に適合するというものではありません。
自社の実態に合わせた検討が必要です。
AIの回答を信じることと、AIの回答を検証することは違います。
落とし穴⑦ トラブルが起きて初めて規定の意味を知る
最後の落とし穴は、就業規則の問題が表面化するタイミングです。
就業規則の内容に問題があっても、普段は気づかないことがあります。
ところが、従業員の退職、長期欠勤、問題行動、残業代請求などが発生すると、状況は一変します。
例えば、退職する従業員から、
「就業規則には、この手当を支給すると書いてありますよね？」
と指摘されたらどうでしょう。
社長がその規定を知らなかったとしても、それだけで会社の責任を免れるわけではありません。
就業規則の内容や周知状況、労働契約との関係などによっては、規定が労働契約の内容となり、会社に支払義務が生じることがあります。
もちろん、書かれている内容がすべて無条件に有効になるわけではありません。
しかし、経営者が理解していない規定によって、思わぬ労務トラブルが発生することは十分に考えられます。
問題が起きてから就業規則を確認するのでは遅い場合があります。
就業規則は、トラブルが起きる前に理解しておくべきものなのです。
AIで就業規則を作るなら、最低限この3つを実行しよう
ここまで7つの落とし穴をご紹介しました。
では、AIを使って就業規則を作ってはいけないのでしょうか。
決してそうではありません。
AIは、就業規則のたたき台を作る、難しい条文をわかり易く説明する、確認事項を整理するなど、さまざまな場面で役立ちます。
大切なのは、AIにすべてを任せないことです。
私がおすすめするのは、次の3つです。
まず、経営者自身が就業規則を読み、重要な規定を自分の言葉で説明できるようになること。
休職、退職、解雇、懲戒、賃金、労働時間など、会社経営に大きく関わる規定は特に重要です。
次に、人事担当者や管理職と一緒に内容を確認し、運用方法を決めること。
「この場合は誰が判断するのか」「どの書類を使うのか」「従業員にはどう説明するのか」まで整理しておきましょう。
そして、専門家による確認を受けること。
法律への適合性だけでなく、会社の経営方針、実際の働き方、将来のリスクまで含めて点検することが重要です。
就業規則の作成や変更には、労働者代表からの意見聴取など、法律で定められた手続きもあります。
経営者が内容を理解し、担当者が運用でき、従業員にもルールが伝わっている。
そこまでできて初めて、就業規則が会社を守る仕組みとして機能するのです。
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最後に――就業規則は、作った人より使う人が大切
私は、これからの時代、AIを活用する経営者と、そうでない経営者との間に、生産性の差が生まれてくると考えています。
だからこそ、AIの活用には大賛成です。
しかし、就業規則については、ひとつ忘れてはいけないことがあります。
就業規則を守り、運用するのはAIではなく、人間だということです。
AIがどれほど立派な就業規則を作っても、社長が理解していない。
人事担当者が説明できない。
従業員がルールを知らない。
これでは、せっかくの就業規則も十分に役立ちません。
逆に、経営者が内容を理解し、スタッフが正しく運用できれば、就業規則は会社を守り、従業員に安心を与える大切な仕組みになります。
就業規則は、労働基準監督署に届け出るためだけの書類ではありません。
会社の考え方を伝え、働く人たちとの信頼関係を築くための道具でもあります。
ぜひ一度、自社の就業規則を開いてみてください。
そして、人事担当者や管理職に、こう尋ねてみてはいかがでしょうか。
「うちの就業規則、どこまで理解している？」
その会話が、会社の労務管理を見直す第一歩になるはずです。
AIに就業規則を作らせることはできても、会社の未来まで任せることはできません。
大切なのは、AIが作った就業規則ではなく、経営者とスタッフが理解し、実際に使える就業規則なのです。
