藤本 美香

私たち社会保険労務士事務所では、日々たくさんの書類を扱っていますが、ここ数年で行政手続きも大きく変わってきています。電子申請が進み、多くの書類がデータでのやり取りに移行しています。

さて、皆さんの会社では「複合機」をお使いでしょうか？その複合機に搭載されているスキャン機能は活用されていますか？

実はこのスキャン機能、「小さなDX（デジタルトランスフォーメーション）」として、日々の業務に大きな変化をもたらす可能性を秘めているんです。

紙の書類をスキャンしてデータ化すると、以下のようなメリットがあります。

• 視認性アップ！：FAXでのやり取りでは、小さな数字や文字が潰れてしまって、結局お電話で確認することも少なくありません。スキャンデータなら高画質で文字が鮮明なので、ミスも減らせます。

• 探す手間なし！：データ化すれば、パソコンで必要な書類をすぐに検索できます。

• 保管スペース削減！：物理的な書類が減り、オフィスもスッキリします。

スキャンしたデータを保存する方法は大きく2つ！

1. パソコンに直接送る

複合機とパソコンをネットワークで接続すれば、スキャンしたデータを直接パソコンの共有フォルダなどに保存できます。一度設定してしまえば、チーム内で誰でもデータにアクセスできるのでとても便利です。

2. USBメモリに保存する

複合機本体にUSBポートが付いていることがあります。ここにUSBメモリを差し込むだけで、スキャンデータを直接保存できます。あとはそのUSBメモリをパソコンに接続すれば、すぐにデータを取り込めます。特別な設定が不要なので、最も手軽に始められる方法です。

設定って難しくない？

「1. パソコンに直接送る」の設定は、複合機を設置した業者さんに相談するか、社内にITに詳しい方がいれば、マニュアルを見ながら設定できるかもしれません。

一方、「2. USBメモリに保存する」は、マニュアルとUSBメモリがあれば、比較的簡単にできます。複合機でUSBメモリの差込口を探し、挿入し、スキャンの保存先をUSBメモリに設定するだけです。

まだスキャン機能を使ったことがないという事業所の皆さま、ぜひ一度お試しください。