出張旅費の日当額、どう決める？ 中小企業が押さえるべき基本ルール
杉山 晃浩
日当額が、なぜここまで問題になるのか
出張旅費の中でも、「日当」はいつも悩みの種になります。
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いくらに設定すればいいのか分からない
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高すぎると否認されそうで怖い
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低すぎると社員から不満が出る
多くの中小企業では、
「なんとなく」「昔から」「同業他社がそうしているから」
という理由で日当額が決められています。
しかし、日当は
税務・労務・インボイス制度のすべてに関わる、
極めて“経営判断色の強いお金”です。
金額の決め方を間違えると、
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税務調査で否認される
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給与扱いとなり社会保険が遡及される
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社員との信頼関係が崩れる
といった事態につながります。
そもそも日当とは何のためのお金なのか
日当とは、本来、
出張に伴って発生する
食事代・雑費・拘束時間などの
「実費で把握しにくい負担」を補填するためのお金
です。
交通費や宿泊費のように、
領収書で精算できるものとは役割が異なります。
ここを取り違えると、
日当は一気に「給与っぽいお金」になります。
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生活費の補填
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給与を上げられない代わりの調整
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福利厚生的な意味合い
こうした目的で日当を使い始めると、
税務・労務の両面で危険信号が点灯します。
日当額に「正解の金額」は存在しない
経営者から最も多い質問は、
「結局、日当はいくらまでなら大丈夫なんですか？」
というものです。
結論から言えば、
全国共通の正解金額は存在しません。
なぜなら、
日当は「金額」ではなく、
合理性と説明可能性で判断されるからです。
同じ3,000円でも、
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妥当と判断される会社
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高すぎると判断される会社
が存在します。
違いを生むのは、
その金額に至った“考え方”が説明できるかどうかです。
税務署が見る日当額の考え方
税務署は、日当を次のような視点で見ています。
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出張内容と金額のバランス
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距離・時間・頻度との整合性
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社内ルールとの一貫性
単に「高い」「低い」ではありません。
その中で、
比較対象としてよく引き合いに出される例があります。
それが、
内閣総理大臣の日当額（出張手当）です。
内閣総理大臣を含む国の要職者の日当は、
公的な規程により、
1日あたり3,800円と定められています。
ここで重要なのは、
この金額が
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法的な上限
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企業が守るべき基準
ではない、という点です。
税務署がこの例を出す理由は、
「社会通念上、日当とはどの程度のものか」
を考えるための“物差し”としてです。
つまり、
国のトップである総理大臣でさえ、
日当はこの水準では、
自社の業務内容・負担に照らして、
その日当額は説明できますか？
という問いを投げかけているのです。
日当額が高すぎると何が起きるのか（税務）
日当額が出張の実態に見合っていない場合、
税務上は次のような判断がされる可能性があります。
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出張旅費ではない
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実質的な給与・賞与である
この場合、
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損金不算入
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消費税の仕入税額控除不可
といった結果につながります。
インボイス制度の
出張旅費等特例があっても、
日当そのものが
「通常必要な出張旅費」と認められなければ、
特例の対象にはなりません。
労務の視点では、さらに厳しい
社労士の立場から見ると、
日当問題は税務以上に注意が必要です。
次のような日当は、
賃金性が強いと判断されやすくなります。
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毎月ほぼ固定で支給されている
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出張がない月でも支給されている
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給与を下げた代わりに日当を増やした
この場合、日当は
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賃金
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報酬
として扱われ、
社会保険料の算定対象になります。
最悪の場合、
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数年分の社会保険料を遡及
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労基署からの是正指導
といった事態も起こり得ます。
インボイス時代に気をつけたい誤解
インボイス制度が始まり、
「出張旅費はインボイス不要」という情報が広まりました。
これは事実ですが、
それだけで安心してはいけません。
出張旅費等特例は、
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インボイス保存義務を緩和する制度
であって、
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日当額の妥当性
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賃金かどうか
まで免責する制度ではありません。
インボイスを理由に
日当設計を考えなくなることが、
一番危険です。
中小企業が押さえるべき日当額設定の基本ルール
では、どう考えればよいのでしょうか。
ポイントは次の3つです。
① 出張の実態を説明できること
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移動距離
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拘束時間
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食事・雑費の負担
これを第三者に説明できますか。
② 金額に至った理由があること
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なぜこの金額なのか
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他のケースとどう違うのか
「なんとなく」は通用しません。
③ 社内ルールとして整理されていること
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旅費規程
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内部ルール
完璧である必要はありませんが、
言語化されていることが重要です。
日当額を決めることは、経営判断である
日当は、
節税テクニックではありません。
社員の負担に配慮しつつ、
会社を守るための仕組みです。
総理大臣の日当3,800円は、
答えではありません。
しかし、
自社の日当額を見直す“問い”にはなります。
今こそ、
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この日当額は説明できるか
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税務・労務の両面で大丈夫か
を、落ち着いて考えてみてください。
制度は、
考えて設計した会社から、安全になります。