退職勧奨の進め方｜トラブルにならないための5つのポイント ―社員に納得してもらう伝え方とは
杉山 晃浩
「辞めてもらいたいが、どう伝えればいいのか分からない」
「関係が悪化するのが怖い」
「下手に言うとトラブルになりそうだ」
こうした悩みを抱えている経営者や人事責任者の方は非常に多いです。
そして実際に、退職勧奨はやり方を間違えると、
・パワハラと指摘される
・トラブルに発展する
・会社の評判に影響する
といったリスクがあります。
しかし逆に言えば、
👉 正しい進め方をすれば、円満に解決できるケースも多い
のが退職勧奨です。
本記事では、トラブルにならないための進め方と、
実際に使える伝え方のポイントを分かりやすく解説します。
なぜ退職勧奨は難しいのか
退職勧奨が難しい理由はシンプルです。
👉 「会社の都合」と「本人の人生」がぶつかるから
です。
会社としては、
・業務が回らない
・他の社員に影響が出ている
といった理由があります。
一方で本人にとっては、
・収入がなくなる
・生活に影響が出る
という重大な問題です。
このズレを理解せずに進めると、
👉 一気に対立構造になります
退職勧奨とは何か｜まず押さえるべき基本
ここで重要なポイントです。
👉 退職勧奨は「お願い」であって「命令」ではありません
解雇とは違い、
👉 本人が納得して辞めることが前提
です。
つまり、
👉 「納得してもらうこと」がゴール
になります。
退職勧奨が失敗する典型パターン
現場でよくある失敗です。
・いきなり「辞めてください」と言う
・感情的に叱る
・長時間の説得をする
・圧力をかける
こうした対応は、
👉 すべて逆効果です
本人の反発を招き、結果としてトラブルになります。
退職勧奨の進め方｜5つのポイント
ここからが実務のポイントです。
ポイント① 事実を整理してから話す
まず重要なのは、
👉 感覚ではなく事実で話すこと
です。
・ミスの回数
・業務への影響
・これまでの指導内容
これらを整理しておくことで、
👉 説得力が変わります
ポイント② いきなり結論を言わない
多くの失敗はここです。
いきなり
「辞めてください」
と言ってしまうと、相手は防御姿勢に入ります。
大切なのは、
👉 段階的に伝えること
です。
ポイント③ 選択肢を提示する
一方的に迫るのではなく、
👉 選択肢を提示すること
が重要です。
・業務の見直し
・役割変更
・退職という選択肢
👉 本人が考える余地を残す
ポイント④ 面談の環境を整える
意外と見落とされがちです。
・場所（密室・オープンすぎない）
・時間（長時間にならない）
・同席者（必要に応じて）
👉 圧迫感を与えない環境
ポイント⑤ 記録を残す
最後に必ず必要です。
・面談日時
・内容
・本人の反応
👉 「言った言わない」を防ぐ
社員に納得してもらう伝え方のコツ
ここが一番重要です。
ポイントは3つです。
① 否定ではなく「事実」を伝える
② 感情ではなく「状況」を説明する
③ 会社としての考えを明確にする
👉 責めるのではなく、整理して伝える
■ 実際に使えるトーク例（そのまま使える形）
ここでは、実務で使いやすい一例を紹介します。
● 導入（いきなり結論を言わない）
「今日は少し時間をいただいてありがとうございます。
これまでの業務の状況について、一度整理してお話しできればと思っています。」
● 事実の共有
「ここ数ヶ月の状況ですが、○○の業務でミスが続いており、
その対応で周りのフォローが増えている状態です。」
● これまでの対応を伝える
「これまで改善に向けて、指導やフォローも行ってきましたが、
現状では大きな改善が見られていないのが正直なところです。」
● 会社としての考え
「会社としては、今のままの状態を続けるのは難しいと考えています。」
● 選択肢の提示（ここが重要）
「今後についてですが、いくつか選択肢があると思っています。
業務内容を見直す方法もありますし、別の道を考えるという選択もあります。」
● 本人に考えさせる
「急いで結論を出す必要はありませんので、
一度ご自身でも考えていただければと思います。」
👉 ポイントは
-
一方的に迫らない
-
相手に考える余地を与える
-
感情を乗せない
やってはいけないNG対応
改めて整理します。
・威圧的な言い方
・繰り返しの強い説得
・退職を強要する発言
・無視や孤立
👉 これらはトラブルの原因になります
まとめ｜退職勧奨は“伝え方”で結果が変わる
退職勧奨で最も重要なのは、
👉 何を言うかより「どう伝えるか」
です。
同じ内容でも、
-
感情で伝える → 失敗
-
整理して伝える → 納得
結果は大きく変わります。
■ ご相談ください
もし今、
・どう切り出せばいいか分からない
・関係を悪化させたくない
・トラブルが怖い
このような状態であれば、
👉 一度、進め方を整理することが重要です
杉山事務所では、
・退職勧奨の進め方設計
・面談の組み立て
・同席サポート
など、実務に即した支援を行っています。
特に多いのが、
「自己流で進めてしまい、関係が悪化した」
というケースです。
そうなる前に――
👉 “伝え方”を整えてから進めませんか？
初回相談では、状況整理と進め方のご提案も可能です。
お気軽にご相談ください。