運送業事務員のためのドライバーに“正しく記録させる”ための実務の基本

「何度言ってもちゃんと記録してくれない」
「適当に書かれている気がする」
「デジタコと合っていない」

運送業の事務員であれば、一度はこうした悩みを持ったことがあるはずです。

中には、

「そんな細かいこと言うな」
「忙しいんだから仕方ないだろ」
さらには
「チクるぞ」

といった強い言葉で押し返されるケースもあります。

しかし、ここで押さえておかなければならないのは、

👉 記録の問題は“現場の問題”ではなく“会社のリスク”である

ということです。

■ なぜ“正しい記録”が必要なのか

まず大前提です。

なぜここまで記録が重要なのか。

それは、

👉 デジタコは「証拠」だからです。

労働時間
運転時間
休憩の有無

これらはすべて、後から確認されます。

例えば、

勤怠では8時間勤務
デジタコでは10時間運転

この場合、

👉 会社側の管理不足と判断される可能性が高い

です。

つまり、

👉 記録のズレ＝そのまま会社のリスク

になります。

■ 問題の本質は“人”ではない

ここで一つ大事な視点です。

「このドライバーが悪い」
「言うことを聞かない」

と考えてしまいがちですが、

👉 本質はそこではありません。

問題は、

👉 仕組みがないこと

です。

記録が曖昧でも通ってしまう
チェックされない
対応がバラバラ

こういう状態では、誰でもルールは守らなくなります。

■ 実務の基本①「ルールを明確にする」

まず最初にやるべきことはこれです。

👉 “お願い”をやめること

よくあるのが、

「ちゃんと書いてくださいね」
「正しく入力してください」

という指示です。

これでは動きません。

必要なのは、

👉 ルール化（義務化）です。

具体的には、

デジタコ記録は正確に行うこと
虚偽記録は禁止
勤怠との不一致は確認対象
指示違反は指導対象

👉 “やってください”ではなく“やるべきこと”にする

これがスタートです。

■ 実務の基本②「必ず突合する」

次にやるべきことです。

👉 デジタコと勤怠を必ず比較する

ここをやらない会社が非常に多いです。

チェックの流れはシンプルです。

① 勤怠表を見る
② デジタコを見る
③ ズレを確認する

👉 これだけです。

ここで重要なのは、

👉 ズレを見逃さないこと

です。

■ よくあるズレ

現場では次のようなズレが頻発します。

運転時間が長い
休憩が取れていない
終業時間が違う
停止を休憩と誤認している

これを放置すると、

👉 違反が積み重なります

■ 実務の基本③「感情で伝えない」

ここが非常に重要です。

NG対応：

「ちゃんとやってください！」
「なんでできないんですか？」

👉 これでは対立になります。

OK対応：

👉 事実だけ伝える

例：

「デジタコでは10時間ですが、申告は8時間になっています」

👉 これだけで十分です。

ポイントは、

👉 判断ではなく事実を伝える

■ 実務の基本④「記録を残す」

ここが一番重要です。

👉 すべて記録してください

指導した内容
本人の回答
修正内容

👉 なぜ必要か？

👉 後で“証拠”になるからです。

■ 問題ドライバーへの対応

中には、

適当に記録する
故意に違反する
強い態度をとる

人もいます。

この場合のポイントは一つです。

👉 個別対応しない

■ 正しい対応

👉 ルール通りに対応する

1回目：注意
2回目：記録
3回目：正式指導

👉 感情ではなく“仕組みで対応”

■ 「チクるぞ」と言われた場合

ここは冷静に考えてください。

👉 本当に困るのは誰か？

違反しているのはドライバー
管理責任が問われるのは会社

つまり、

👉 会社は正しいことをしている側

です。

だから対応はシンプルです。

👉 「ルールを守ってください」

これだけです。

■ 事務員の本当の役割

ここが一番伝えたいことです。

👉 管理することではありません

👉 “ズレに気づくこと”です

完璧じゃなくていい
すべて見なくてもいい

でも、

👉「おかしい」

と気づけるだけで、

👉 会社は守れます。

■ 最低限やるべき3つ

① デジタコと勤怠を比較する
② ズレを見つける
③ 記録を残す

👉 これだけで十分です。

■ まとめ

正しい記録は会社を守る
問題は人ではなく仕組み
ルール化が最優先
感情ではなく事実で対応
記録が最大の武器

■ 最後に

ドライバーに正しく記録してもらうことは、

簡単なことではありません。

しかし、

👉 仕組みを作れば変わります

逆に言えば、

👉 仕組みがなければ絶対に変わりません

事務員の一つひとつの対応が、

👉 会社を守る力になります。

この内容をベースに、

社内ルールや運用を見直していただければ幸いです。