“ほうれんそう”ができない社員たちへ ― 報連相が根づく職場の育て方 【第2回】 報連相ができる職場はこう育てる！第一歩は“ルール化と見える化”から
杉山 晃浩
はじめに：「伝えてほしい」は伝わらない
「もっと早く言ってくれたらよかったのに…」という後悔が絶えない職場では、そもそも「何を、いつ、誰に伝えるべきか」の基準が共有されていないことが多いです。
「報連相ができない社員」には、実は「どう動けばいいのか分からない」という不安があります。
今回は、“報連相を文化として根づかせるための第一歩”として、「ルール化」と「見える化」の具体策をご紹介します。
報連相が習慣になる職場は「型」を持っている
報連相がスムーズに行われている職場には、共通して“型”があります。つまり、社員が「こういう時は、こう報告する」という行動の型を共有しているのです。
この型は、「感覚」で理解させるのではなく、明文化して教える必要があります。
【1】ルール化のポイント：報連相の基準を決める
以下は、実際に現場で効果があったルールの一例です。
▶ 迷ったら30分以内に相談する
「30分自分で考えて分からなければ、必ず相談する」というルールを設けると、タイミングを逃さず相談できるようになります。
▶ クレーム・トラブルは即報告
「何があっても30分以内に上司へ連絡」というルールにより、情報共有の遅れを防げます。
▶ 顧客対応は24時間以内に中間報告
「解決できていなくても、状況だけでも一度報告する」というルールにより、安心感を提供できます。
このように、「いつ」「誰に」「何を」報連相するのかをルールで定めることが、習慣化の第一歩です。
【2】見える化のポイント：ツールとテンプレートの活用
どんなにルールがあっても、日々の業務の中で活用されなければ意味がありません。そこで重要なのが“見える化”です。
▶ 日報・週報に「報連相欄」をつくる
報告すべきことを“書く場所”があるだけで、意識が変わります。例：
-
今週の報告・連絡すべきことは？
-
相談したいこと、迷っていることは？
▶ チャットツールで「報連相チャンネル」を設置
SlackやLINE WORKSなどに、専用の“報連相チャンネル”を作成しておくことで、「報告していい場」が明確になります。
▶ メールや報告文のテンプレートを配布
以下のような定型文を共有することで、報告のハードルを下げられます。
-
「○○の件ですが、現在△△の状況です。完了予定は□□日です。」
-
「ご相談です。□□について判断に迷っています。ご意見をいただけますか？」
【3】評価制度に組み込むことで“行動化”を促す
報連相を「やって当たり前」の風土にするためには、評価項目として明記することも有効です。
▶ 評価項目例：
-
トラブルやクレームを適切なタイミングで報告したか？
-
上司・同僚との情報共有を意識して行っていたか？
-
相談の頻度・質は適切だったか？
「報連相は評価の対象になる」と伝えるだけで、意識は大きく変わります。
【4】社労士が支援できる「報連相ルールづくり」
杉山社会保険労務士事務所では、次のような形で支援を行っています。
▶ 報連相ガイドラインの作成支援
企業の業種や社風に合わせて、「うちの会社ではどうするか？」というルールを一緒に作成します。
▶ 評価制度への報連相項目の導入支援
等級制度や行動評価表に、報連相の要素を無理なく組み込むお手伝いをします。
▶ テンプレート・報告書式のカスタマイズ提供
新人研修でも使えるような“ひな形”を用意し、実践に活かせるようにします。
まとめ：「文化はルールから始まる」
報連相ができる組織は、偶然そうなったわけではありません。
明確なルールを作り、それを見える形で共有し、評価にも組み込んでいるからこそ、“報連相が当たり前の文化”として根づいているのです。
次回は、ルールを作っても「それでも報連相ができない人たち」への具体的な対応策について、管理職や現場の工夫を中心にお話しします。