社員が行方不明になったとき、会社を守るのは規程だけ
杉山 晃浩
ある日を境に、社員と連絡が取れなくなる。
出社しない。電話にも出ない。LINEも既読にならない。
そして、その社員は 会社が借り上げた社宅に住んでいる――。
この状況に直面したとき、
多くの経営者や人事担当者は、次のような判断に迷います。
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安否確認のために社宅の鍵を開けていいのか
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部屋に残された荷物は処分していいのか
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いつまで会社が家賃を払い続けるのか
結論から言えば、
この場面で会社を守ってくれるのは「その場の常識」ではなく、事前に定めた規程だけです。
第1章 ある日突然、社員と連絡が取れなくなる
行方不明といっても、映画のような失踪ではありません。
実務で多いのは、次のようなケースです。
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無断欠勤が数日続く
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上司や同僚からの連絡に一切応答しない
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家族とも連絡が取れていない
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社宅には私物が残ったまま
「何かあったのではないか」
「体調を崩しているのではないか」
会社として心配になるのは当然です。
しかし同時に、対応を誤ると法的リスクを負うのが、この問題の難しさです。
第2章 会社は社員の安否をどこまで確認してよいのか
まず多くの方が考えるのが、
「安否確認のために社宅の鍵を開けてもいいのではないか」
という点です。
しかし、ここには慎重さが求められます。
借り上げ社宅であっても、
社員が居住している間は、その空間は社員の生活の場です。
会社が借主であるからといって、
自由に立ち入れるわけではありません。
安否確認という目的があっても、
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具体的な危険の兆候がない
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緊急性が認められない
このような場合、無断で鍵を開ける行為は、
プライバシー侵害や住居侵入と評価されるリスクを伴います。
「心配だったから」という理由は、
法的には必ずしも免罪符にはなりません。
第3章 社宅に残された荷物を勝手に処分してはいけない理由
次に問題になるのが、
社宅に残された荷物の扱いです。
連絡が取れない期間が長くなると説明されるのが、
「もう戻ってこないだろう」
「放置されているのだから処分していいのではないか」
という判断です。
しかし、これは非常に危険です。
社宅に残された荷物の所有権は、
原則として社員本人にあります。
連絡が取れないことと、
所有権を放棄したことは、全く別です。
勝手に処分した場合、
後日社員が現れたときに、
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不法行為として損害賠償を請求される
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紛争が拡大する
といった事態になりかねません。
第4章 現場対応で会社が追い込まれる典型パターン
規程がない会社ほど、
この問題を「現場対応」で何とかしようとします。
その結果、次のような状況に陥ります。
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管理会社や大家からの問い合わせに答えられない
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家賃だけが会社負担として積み上がる
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社内で「誰が判断したのか」が問題になる
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他の社員から不信感を持たれる
特に後になって問題になるのが、
判断の根拠が説明できないことです。
「なぜ鍵を開けたのか」
「なぜ処分したのか」
「なぜ待ったのか」
これらに一貫した説明ができないと、
会社は極めて不利な立場に置かれます。
第5章 なぜ規程がないと会社は守られないのか
就業規則や社宅規程は、
社員を縛るためのルールだと思われがちです。
しかし本質は違います。
規程は、トラブル時に会社の判断を正当化するための装置です。
行方不明という異常事態では、
「常識」「人情」「善意」は基準になりません。
問われるのは、
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事前にルールを定めていたか
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そのルールに沿って対応したか
この2点です。
規程があれば、
「会社として決めていた対応を行った」
と説明できます。
規程がなければ、
すべてが「その場の思いつき」になります。
第6章 就業規則・借り上げ社宅規程に定めるべきポイント
では、どのような点を規程に定めておくべきでしょうか。
最低限、次のような事項は整理しておく必要があります。
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無断欠勤・音信不通が続いた場合の対応手順
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安否確認を行う条件と方法
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社宅への立ち入りが認められるケース
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残置物の保管・通知・処分の手続き
重要なのは、
「何でも会社ができる」と書くことではありません。
やれること・やれないことを線引きすることが、
結果的に会社を守ります。
第7章 規程がある会社とない会社の決定的な差
同じ事態が起きても、
規程のある会社とない会社では、結果が大きく異なります。
規程がある会社は、
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判断が早い
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社外への説明が一貫している
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紛争化しにくい
一方、規程がない会社は、
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判断が遅れる
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担当者や社長が悩み続ける
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問題が長期化する
最大の差は、
経営者の精神的負担です。
規程は、経営者を孤独な判断から解放します。
まとめ
トラブル時に会社を守るのは「その場の判断」ではない
社員が行方不明になる。
これは決して特殊な事例ではありません。
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善意での対応が違法になる
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放置すればコストだけが増える
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後から説明できない判断は必ず問題になる
だからこそ、
事前に規程で決めておくことが最大のリスク対策になります。
就業規則、そして借り上げ社宅規程は、
平時のための書類ではありません。
有事にこそ、会社を守るためのものです。