「何度注意しても改善しない社員がいます。解雇できますか」
「退職者から残業代を請求されました。断る文章を作ってください」
「休職中の社員を復職させなくてもよい方法を教えてください」
人事担当者が、こうした悩みをAIに相談する場面を想像してみてください。数秒で法律用語を交えた説明が返り、対応の手順や通知文まで作られます。
日々の仕事に追われ、社内に相談できる人がいなければ、「これで対応できそうだ」と安心するかもしれません。しかし、その回答を根拠に会社が動いた後、従業員から異議を申し立てられたらどうでしょうか。
「AIが大丈夫と言った」という事情だけで、会社の対応が適法になるわけではありません。 労務判断の適否は、実際の事実、法律、契約、就業規則などに照らして検討する必要があります。
AIは人事業務にも役立つ道具です。だからこそ、どこまで任せ、どこから人が確認するかを決めておきましょう。今回は、人事担当者のAI労務相談に潜む六つのリスクと、会社として備えたい仕組みをお伝えします。
会社側の説明だけで、話が進んでしまう
最初のリスクは、AIに伝える前提の偏りです。
例えば、「協調性がなく、何度注意しても直らない社員を辞めさせたい」と入力したとします。しかし、それだけでは、何をしたのか、いつ指導したのか、本人はどう説明したのかが分かりません。
指示が曖昧だった、必要な研修を受けていなかった、上司と本人で認識が違っていた。そうした事情が入力から抜けていれば、検討にも反映されにくくなります。
これは担当者が意図的に情報を隠す場合だけではありません。問題への思いが強いほど、自分が重要だと感じる出来事を中心に説明しがちです。
AIに相談する前に、「資料で確認できる事実」「本人の説明」「会社側の評価や推測」を分けてみてください。「態度が悪い」という評価を、「面談でどのような発言があったか」という具体的な出来事に置き換えることも役立ちます。
入力の前提が不十分なら、整った回答でも判断材料は不十分です。 会社に都合の悪い事情も含めて確認する姿勢が欠かせません。
法律や判例が書いてあると、正しいと思い込む
二つ目は、回答に書かれた根拠を確かめないことです。
条文の番号、判例の名前、公的機関らしいURLが並ぶと、専門家が確認した説明のように感じられます。しかし、出典が示されていることと、内容が正しく引用されていることは別です。
引用された資料が実在するか、原文に同じ内容があるか、情報が古くないかを確かめる必要があります。将来施行される制度を、既に適用されているルールとして扱っていないかも確認しましょう。
判例の場合は、結論だけを読むと判断を誤りやすくなります。似た問題でも、職務、契約、指導の経緯、本人への説明などの事情が違えば、そのまま自社に当てはめることはできません。
「別のAIにも聞いたら同じ答えだった」という確認だけでも不十分です。複数の回答が一致しても、元の資料と今回の事実との照合を省く理由にはなりません。
分からない根拠は、分からないまま社内の決裁資料に転記しない。確認できていない部分を明示して、専門家への相談事項にしましょう。
一般論を、自社の処分や支払いの判断に変えてしまう
三つ目は、一般的な説明と、目の前の案件の結論を混同することです。
例えば、AIが解雇予告や解雇予告手当の手順を説明したとしても、その手順だけで解雇の問題が解決するわけではありません。
厚生労働省は、合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇は無効になると説明しています。予告等の手続と、解雇理由の妥当性は、分けて確認する必要があります。mhlw.go.jp
残業代でも、「残業は事前承認制です」という会社のルールだけで、支払義務を判断することはできません。実際の業務や指示の状況などを調べる必要があります。www.mhlw.go.jp
「就業規則に書いてある」「以前も同じように対応した」「AIが可能だと言った」。これらは確認の出発点にはなっても、今回の判断を自動的に正当化するものではありません。
解雇、懲戒、雇止め、賃金の減額、休職・復職など、従業員への影響が大きい対応は、通知や実行の前に専門家へ確認する社内ルールを設けたいところです。
解決方法を聞くつもりで、個人情報を渡してしまう
四つ目は、情報の取り扱いです。
詳しく説明した方がよい回答が得られると考え、給与明細、診断書、面談記録、ハラスメント相談の内容を、そのままAIに貼り付けていないでしょうか。
個人情報保護委員会は、生成AIサービスへの個人情報の入力に関して、利用目的の達成に必要な範囲かどうかや、入力した個人データが機械学習などに利用されないことの確認について注意を促しています。ppc.go.jp
「有料だから大丈夫」「名前を消したから問題ない」とは限りません。所属、役職、病状、出来事の日付などの組合せで、本人が分かる場合もあります。
利用するサービスの契約や設定、入力内容の保存・学習利用、誰が閲覧できるかなどを、会社として確認しましょう。担当者ごとに異なるサービスへ機微な情報を入力している状態は、管理が難しくなります。
既に利用条件を確認せず入力してしまった場合は、追加の入力を止め、社内の管理者へ報告します。そのうえで、入力内容と利用条件を調べ、必要な対応を個別に判断してください。
きれいな通知文が、従業員との対立を深める
五つ目は、AIが作った文章を、そのまま正式な回答にしてしまうことです。
読みやすい文章でも、「貴殿の主張には一切理由がありません」「これ以上の申し出には応じません」など、確認前の断定が入っていれば問題です。担当者の意図以上に、強い拒絶や威圧として伝わる可能性があります。
また、本人から十分に事情を聴いていない段階で、結論だけを整った文章で通知すると、「最初から話を聴くつもりがなかった」と受け止められかねません。
労務トラブルでは、何を伝えるかに加えて、いつ、誰が、どのように伝えるかが重要です。事実確認、面談、説明、書面での回答という順序が適切かも検討します。
文章を作れたことと、通知する準備が整ったことは違います。 未確認の事実、不要な個人情報、誤解を招く言い回しがないか、人が確認してから送信しましょう。
人事担当者の判断が、いつの間にか会社の方針になる
六つ目は、社内の承認と責任の曖昧さです。
担当者は「対応案を調べただけ」のつもりでも、上司が「AIで確認したなら進めて」と指示する。担当者も承認を得たと思い、従業員に通知する。問題が起きると、誰が根拠を確認し、誰が最終判断をしたのか分からなくなる。
こうした事態を防ぐには、AIの回答を、そのまま会社の決裁として扱わないことが必要です。
記録しておきたいのは、入力した前提、AIの回答、確認した資料、修正した点、最終的に選んだ対応と承認者です。記録には個人情報が含まれ得るため、保存先と閲覧できる人も決めておきます。
経営者が考えたいのは、「担当者がAIを使ったこと」を責めることではありません。相談相手や承認の仕組みを用意せず、難しい判断を担当者一人に任せていなかったか、という点です。
AIは「結論をもらう」前の整理にも使える
それでは、AIを人事業務で使わない方がよいのでしょうか。私は、使う場面を選び、確認を組み合わせることが大切だと考えます。
例えば、個人を特定しない形で、確認すべき資料を洗い出す、論点を整理する、人が用意した文章の分かりにくい表現を見つける、といった活用です。
質問も、「解雇できると言える理由を教えて」ではなく、次のように変えてみましょう。
結論を出す前に、追加で確認すべき事実・資料・条件を挙げてください。一般論と、今回まだ確認できていないことを分けてください。
ただし、この質問なら安全という意味ではありません。挙げられた確認項目にも抜けや誤りがないか、人が検討する必要があります。
AIで相談前の整理を進め、その資料を使って社労士や弁護士と具体的な判断を検討する。 この使い方なら、専門家との相談も進めやすくなります。
社長が決めたい、AI利用と相談のルール
大掛かりな規程を作る前に、まず次の四つを決めてみてください。
- 会社で使ってよいAIと、入力してよい情報
- 法律や計算、文面の根拠を確認する担当者
- 専門家への相談を優先する案件
- 従業員に伝える前の承認者と、確認の記録方法
専門家への確認は、全ての案件で法律上義務づけられるという意味ではありません。会社と従業員への影響を考え、社内の判断基準として定めるものです。
特に、雇用や賃金に重大な影響があるとき、ハラスメントや心身の不調が関係するとき、請求や裁判所等の通知が届いたときは、担当者だけで進めない基準が役立ちます。
期限が迫っている場合は、AIで調べ続けることに時間を使い過ぎず、届いた文書と期限を添えて先に相談しましょう。
杉山事務所が、確認から対応の検討までお手伝いします
杉山事務所では、問題の経緯、就業規則、勤怠・賃金資料などを整理し、労務管理や対応手順の確認をお手伝いします。「AIはこう答えたが、当社でも実行してよいのか」という段階からご相談いただけます。
交渉や法的対応が必要な事案では、必要に応じて私の長男である杉山遼太弁護士と連携し、解決に向けた支援を行うことも可能です。具体的な受任、対応範囲、費用は個別にご案内します。
既に通知や回答を送ってしまった場合も、取り繕わず、実際の文面と経緯を共有してください。資料を保存したうえで、これから取るべき対応を検討します。
AIの回答を実行する前に、12項目で点検
今回、無料のExcel **「人事担当者のAI労務相談 実行前チェックシート」**を用意しました。
入力情報の管理、事実の整理、根拠の確認、手続、通知文、社内承認などを12項目で点検し、プルダウン入力で自動採点・自動判定できます。
AIの結論と確認資料を並べる検証メモ、専門家への相談要否、担当者・期限を決める行動計画まで、1シートにまとめました。満点でも実行を許可するものではなく、確認状況を把握するための道具です。
【無料プレゼント】人事担当者のAI労務相談「実行前チェックシート」のお申し込みはこちら
お申し込み後、登録メールにダウンロード用URLが届きます。
まずは、現在対応中の案件を一つ選び、経営者と人事担当者で点検してみてください。「この回答は誰が確かめるのか」「どの段階で相談するのか」を話し合うきっかけになります。
AIの便利さを生かすためにも、人が確認し、相談できる仕組みを整える。その一歩を、杉山事務所と一緒に進めていきましょう。
