電話か、メールか ──応募者対応で判断を間違える会社の共通点
杉山 晃浩
はじめに｜「連絡はしているのに、なぜか採れない」
「電話もしているし、メールも送っている」
「対応が遅れているつもりはない」
それでも採用がうまくいかない。
そんな悩みを抱える中小企業は少なくありません。
実は、採用現場でよく起きているのが、
連絡“回数”や“速さ”の問題ではなく、
連絡“手段の判断”を間違えているケースです。
電話か、メールか。
この選択を感覚で行っている会社ほど、
応募者との関係をこじらせやすい傾向があります。
第1章｜電話が正解とは限らない時代になっている
これまでのシリーズでは、
「まず電話をする重要性」をお伝えしてきました。
ただし、ここで大切なのは、
「電話が万能」という話ではないという点です。
確かに電話は、
-
応募直後の温度感をつかめる
-
双方向で確認できる
-
ミスマッチを早期に防げる
という強みがあります。
一方で、
電話に固執することで起きる弊害もあります。
-
出られない時間帯に何度もかける
-
つながらないことを“評価”に使ってしまう
-
連絡がしつこいと感じさせてしまう
電話は「有効な手段」ですが、
常に最適な手段ではありません。
第2章｜判断を誤る会社に共通する3つの思い込み
電話かメールかの判断を誤る会社には、
共通した思い込みがあります。
① 電話のほうが誠意が伝わるはず
誠意は、
手段ではなく、配慮とタイミングで伝わります。
出られない時間に何度も電話をかけることは、
誠意ではなく負担です。
② メールは冷たい対応に見える
丁寧な文面であれば、
メールは十分に配慮ある手段になります。
むしろ、
-
忙しい応募者
-
在職中の応募者
にとっては、
メールのほうがありがたいケースも多いのです。
③ 電話がつながらない＝関心が低い
これは、
最も危険な思い込みです。
在職中応募者が日中に電話に出られないのは、
やる気の問題ではなく、就業中だからです。
第3章｜問題は「どちらを使うか」ではなく「切り替え判断」
採用で重要なのは、
電話かメールかを固定することではありません。
重要なのは、
いつ、どのタイミングで切り替えるかです。
判断を誤る会社は、
-
電話が基本
-
つながるまで電話
-
出ないなら評価を下げる
という一本調子の対応になりがちです。
一方、うまくいっている会社は、
-
電話で初期接触を試みる
-
反応がなければ手段を切り替える
-
応募者の状況を前提に判断する
という、柔軟な設計ができています。
第4章｜電話→メールへ切り替えるべき具体的なタイミング
実務上、
次のような場合はメールへの切り替えが妥当です。
-
応募当日に2回、翌日に1回電話しても出ない
-
明らかに日中しか電話していない
-
留守電に折り返しがない
-
在職中であることが分かっている
ここで重要なのは、
「これ以上電話しない」ではなく、
「連絡手段を変える」という発想です。
切り替えは、
諦めではありません。
配慮ある次の一手です。
第5章｜メールに切り替えた瞬間に差がつくポイント
電話からメールに切り替えるとき、
差が出るのは文面です。
やってはいけないのは、
-
事務的すぎる
-
なぜ電話したかの説明がない
-
一方的な日程提示
一方、評価されやすいのは、
-
応募へのお礼
-
電話した理由と、出られないことへの配慮
-
応募者が選べる連絡方法の提示
メールは、
企業の姿勢を文章で見せる場面でもあります。
第6章｜電話とメール、使い分けができない会社ほど揉めやすい
連絡手段の判断を誤ると、
次のような問題につながります。
-
「しつこい会社」という印象
-
不採用時の不満増幅
-
クレーム・口コミリスク
採用対応は、
そのまま労務リスクの入口です。
電話かメールかは、
単なる連絡手段の話ではありません。
企業のリスク管理の話でもあります。
第7章｜正解は「手段」ではなく「ルール」を決めること
採用で安定している会社は、
個人の判断に任せていません。
-
電話は何回まで
-
どの時点でメールに切り替えるか
-
メール後の対応はどうするか
これをルール化しています。
ルールがあることで、
-
担当者が迷わない
-
感情的な判断を防げる
-
応募者対応の質が揃う
採用は、
仕組みにした瞬間に強くなります。
おわりに｜「電話か、メールか」で悩む会社ほど設計が足りない
電話か、メールか。
この問いに正解はありません。
あるのは、
応募者の状況に合わせて切り替えられているか
という一点です。
-
電話に固執しない
-
メールを軽視しない
-
手段より配慮を優先する
この姿勢がある会社ほど、
採用は静かに、確実にうまくいきます。
連絡手段は、
武器ではありません。
判断力そのものです。