「就業規則なら、昔作ったものがあります」

経営者に就業規則について尋ねると、このような答えが返ってくることがあります。

ところが、詳しく確認してみると、次のような状態になっている会社は決して珍しくありません。

• どこに保管しているのか、社長も担当者もわからない
• 何年も前に作ったまま、法改正に対応していない
• インターネットで見つけたひな型を、そのまま使っている
• 労働基準監督署には届け出たが、従業員には見せていない
• 就業規則に書いてある勤務時間と、実際の勤務時間が違う
• 正社員用しかなく、パートや契約社員のルールが曖昧になっている
• 問題社員が現れてから、使える懲戒規定がないことに気づいた

就業規則は、作成して労働基準監督署へ届け出れば、それで終わる書類ではありません。

会社と従業員が安心して働くための「職場のルールブック」です。

今回は、「そもそも就業規則とは何か」「どのような会社に必要なのか」「何を書けばよいのか」「作った後は何をすべきか」という基本を、できるだけわかりやすく解説します。

就業規則とは、会社と従業員の共通ルール

就業規則とは、賃金、労働時間、休日、休暇、退職、職場で守るべき決まりなどをまとめた規則です。

たとえば、会社の中には次のようなルールがあります。

「勤務開始は午前8時30分です」
「昼休みは正午から1時間です」
「毎月20日で給与を締め、当月末日に支払います」
「有給休暇を取得するときは、所定の方法で申請します」
「無断欠勤や会社の情報を外部へ漏らす行為は禁止します」

このようなルールを、社長や上司の頭の中だけに置いておくと、従業員ごとに説明が変わってしまいます。

「あの人は許されたのに、なぜ私はダメなのですか」

「そんな決まりは聞いていません」

「前の上司からは、違う説明を受けました」

このような不満や混乱が起きやすくなります。

就業規則があれば、判断の基準を会社全体で共有できます。経営者がその場の感情で判断することを防ぎ、従業員にとっても、何を守ればよいのかがわかりやすくなります。

つまり、就業規則は従業員を縛るためだけの規則ではありません。

従業員を守ると同時に、経営者や管理職を守るためのルールでもあるのです。

就業規則が必要になるのは「会社全体で10人」ではない

常時10人以上の従業員を使用する事業場では、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ届け出る義務があります。

ここで注意したいのは、「会社全体」ではなく、原則として「事業場ごと」に判断するという点です。

たとえば、本社に8人、離れた場所にある店舗に5人が勤務している場合、会社全体では13人です。しかし、それぞれが独立した事業場として扱われるのであれば、本社と店舗ごとに人数を確認することになります。

一方、本社と店舗の場所が近く、労務管理も一体で行われている場合などは、判断が変わることがあります。

また、10人の中には正社員だけでなく、パート、アルバイトなども含まれます。

「正社員は7人だから、うちは就業規則がいらない」

そう思っていても、パートやアルバイトを含めると10人以上になっているかもしれません。

一時的に9人になることがあっても、通常は10人以上で運営している場合には「常時10人以上」と判断される可能性があります。

厚生労働省も、常時10人以上の従業員を使用する使用者には、就業規則の作成と届出が必要であると案内しています。変更したときも、同様に届出が必要です。

詳しくは、厚生労働省「モデル就業規則について」をご確認ください。

10人未満なら、就業規則は必要ないのか

従業員が常時10人未満の事業場には、労働基準法上の作成・届出義務はありません。

しかし、「義務がない」と「作らなくてよい」は同じではありません。

むしろ、小規模な会社ほど、社長と従業員との距離が近く、口約束や慣例で運営されていることがあります。

「昔から、この方法でやっている」

「うちは家族的な会社だから、細かい規則はいらない」

そのような考え方で問題が起きていないうちはよいのですが、従業員が増えたり、管理職が採用されたりすると、急にルールの曖昧さが表面化します。

特に、次のような場面では、就業規則の有無や内容が重要になります。

• 欠勤や遅刻を繰り返す従業員へ注意するとき
• 副業や情報漏えいが問題になったとき
• 休職中の従業員の復職を判断するとき
• ハラスメントの申告があったとき
• 業務命令に従わない従業員へ対応するとき
• 懲戒処分や退職勧奨を検討するとき
• 育児や介護と仕事の両立について相談を受けたとき

従業員が3人でも5人でも、労務トラブルは起こります。

人数が少ない会社ほど、一人のトラブルが職場全体に与える影響は大きくなります。そのため、10人未満であっても、会社の実情に合った就業規則を整えておくことには大きな意味があります。

就業規則に必ず書かなければならないこと

就業規則には、必ず記載しなければならない事項があります。

これを、法律上は「絶対的必要記載事項」と呼びます。少し難しい名前ですが、簡単に言えば「どの会社でも必ず書いておく項目」です。

主な内容は、次の3つです。

労働時間、休憩、休日、休暇

始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇などを定めます。

交替勤務を行う会社では、勤務の交替に関するルールも必要です。

ここで大切なのは、就業規則に書かれた時間と、実際の勤務時間を一致させることです。

就業規則には「午前9時始業」と書いてあるのに、毎朝8時30分から朝礼や清掃をさせていれば、規則と実態が違います。

変形労働時間制やシフト制を導入している会社は、特に注意が必要です。

賃金の決め方、計算方法、支払方法

給与をどのように決め、どのように計算し、いつ締めて、いつ支払うのかを定めます。

昇給についての事項も必要です。

基本給、手当、残業代などを賃金規程に分けて定める場合には、就業規則と賃金規程の内容が矛盾しないようにします。

退職と解雇

退職する場合の手続、定年、解雇の事由などを定めます。

特に、解雇や懲戒は会社が自由にできるものではありません。

就業規則に書いてあれば、どのような解雇でも認められるわけではありませんし、法律に反する規定は有効になりません。

それでも、どのような行為が会社のルールに反するのか、問題が起きた場合にどのような手順で対応するのかを、事前に整理しておくことは重要です。

制度がある場合に書かなければならないこと

会社にその制度や決まりがある場合、就業規則へ記載しなければならない事項もあります。

これは「相対的必要記載事項」と呼ばれます。

たとえば、次のような内容です。

• 退職金
• 賞与
• 従業員が負担する食費や作業用品
• 安全衛生
• 職業訓練
• 業務上の災害に対する補償
• 表彰
• 懲戒
• その他、すべての従業員に適用される事項

ここで起きやすい失敗が、「制度は実際に運用しているのに、就業規則には書かれていない」という状態です。

たとえば、長年にわたって毎年賞与を支給しているのに、支給対象者や判断基準が整理されていないケースがあります。

退職金制度を導入しているにもかかわらず、誰が対象で、いつ、どのように計算して支給するのかが曖昧な会社もあります。

制度を導入するときには、目の前のメリットだけでなく、将来どのような義務や負担が生じるのかまで考えて、規程を整える必要があります。

労働基準監督署へ届け出ただけでは不十分

就業規則を作成・変更するときは、従業員の過半数で組織する労働組合があれば、その労働組合から意見を聴きます。

そのような労働組合がなければ、従業員の過半数を代表する人から意見を聴き、意見書を添付して労働基準監督署へ届け出ます。

ここで必要なのは、原則として「同意」ではなく「意見を聴くこと」です。

ただし、誰でも過半数代表者になれるわけではありません。会社が都合のよい人を一方的に指名するのではなく、従業員の意思に基づいて適正に選出する必要があります。

そして、もう一つ忘れてはいけないのが「周知」です。

就業規則は、労働基準監督署へ提出しただけでは、従業員が内容を知ることはできません。

厚生労働省は、次のような周知方法を示しています。

• 各職場の見やすい場所に掲示または備え付ける
• 書面で従業員へ交付する
• 社内システムなどに保存し、従業員がいつでも確認できるようにする

社長室の鍵付き書庫に入れたままでは、従業員が自由に確認できません。

「見せると従業員が権利ばかり主張するのではないか」

そう心配する経営者もいます。

しかし、会社に守ってほしいルールがあるなら、まず従業員がそのルールを確認できる状態にしなければなりません。

就業規則は、隠す書類ではなく、適切に伝えて使う書類です。

厚生労働省のモデル就業規則を、そのまま使ってよいのか

厚生労働省は、就業規則を作成する際の参考としてモデル就業規則を公開しています。

とても役立つ資料ですが、モデル就業規則をそのままコピーすれば、自社に合った就業規則が完成するわけではありません。

厚生労働省自身も、モデルはあくまで規程例であり、各事業場の実情に応じて作成するよう案内しています。

会社によって、勤務時間、休日、給与制度、手当、雇用区分、定年、休職、転勤、在宅勤務、副業などの扱いは異なります。

建設業、医療・福祉、飲食業、運送業、製造業では、現場で起きやすい問題も違います。

モデル就業規則に書かれている福利厚生や休暇を、内容を理解しないまま採用すると、会社が意図していなかった制度を約束することにもなりかねません。

反対に、自社に必要な情報管理、車両使用、資格管理、SNS利用、カスタマーハラスメントへの対応などが不足している場合もあります。

「ひな型を使ったから安心」ではなく、「自社に合っているか」が重要なのです。

就業規則より、現場の運用が優先されていませんか

就業規則を確認するときに、条文だけを見てはいけません。

次の書類や実際の運用と照らし合わせる必要があります。

• 雇用契約書・労働条件通知書
• 賃金規程
• 育児・介護休業規程
• 退職金規程
• ハラスメント防止規程
• 勤怠記録
• シフト表
• 給与計算
• 有給休暇の管理方法
• 管理職による注意・指導の方法

たとえば、就業規則では土曜日を休日としているのに、実際には毎週出勤させているとします。

「みんな納得して働いているから大丈夫」と思っていても、退職した従業員から残業代を請求されたときに問題が表面化する可能性があります。

また、管理職によって注意の仕方が違う会社も危険です。

同じ遅刻でも、ある従業員は口頭注意だけ、別の従業員は始末書、さらに別の従業員は何も言われない。このような状態では、不公平感が生まれます。

大切なのは、就業規則を立派な文章にすることではありません。

就業規則、雇用契約、給与計算、勤怠管理、現場での対応を一つの線でつなぐことです。

「昔作ったから大丈夫」が危ない理由

法律は改正されます。会社の働き方や制度も変わります。

育児・介護休業、ハラスメント防止、労働条件の明示、副業・兼業、定年後の継続雇用など、見直すべき内容は増えています。

厚生労働省のモデル就業規則も改訂されています。2025年12月版では、特別休暇に関する規程例の追加や法改正を反映した見直しなどが行われました。

また、育児・介護休業関係についても、厚生労働省は改正に対応した規定例を公開しています。

最新情報は、厚生労働省「育児・介護休業等に関する規則の規定例」で確認できます。

ただし、法改正のたびに条文を一つ差し替えればよいとは限りません。

変更した条文が、別の条文や賃金規程、雇用契約書と矛盾することもあります。

少なくとも年に1回は、次の点を確認しましょう。

• 最近の法改正に対応しているか
• 新しく始めた社内制度が反映されているか
• 廃止した制度が残っていないか
• 雇用区分や勤務時間が実態と合っているか
• 現場で守られていない規定がないか
• 従業員がいつでも確認できるか

就業規則は「保存する書類」ではなく、「育てていく会社のルール」です。

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問題が起きる前に不足へ気づけたのであれば、それは会社を守るための大切な一歩です。

反対に、就業規則を作成したというだけで安心し、実態とのズレを放置することの方が危険です。

就業規則は、従業員を罰するための武器ではありません。

「この会社では、どのような考え方で働いてほしいのか」
「会社は従業員に何を約束するのか」
「問題が起きたとき、どのような基準で判断するのか」

これらを明確にする、会社経営の土台です。

まずは診断シートを使って、自社の現在地を確認してみてください。専門家へ相談するときも、どこに問題がありそうなのかを整理しておくことで、相談がスムーズになります。

就業規則を「棚の中に眠る書類」から、「経営者と従業員を守る生きたルール」へ変えていきましょう。