実費精算ならインボイスが必要？出張旅費と立替経費を混同する会社の落とし穴
杉山 晃浩
「従業員が出張先のホテル代を立て替えたので、領収書を提出してもらい、実費で精算しました」
このような処理は、多くの会社で日常的に行われています。
ところが、インボイス制度が始まってから、経理担当者の間で次のような疑問が増えました。
「実費精算なら、ホテルのインボイスが必要なのでは？」
「領収書の宛名が従業員名になっているけれど大丈夫？」
「法人カードで支払えば、カード明細だけで処理できる？」
「出張旅費と一般経費の立替払いは、同じ扱いでよい？」
実は、これらをすべて同じ方法で処理するのは危険です。
同じ「従業員が使った会社の経費」であっても、出張旅費として従業員に支給したのか、会社がホテルなどに直接支払ったのか、一般経費を従業員が立て替えたのかによって、保存すべき書類が変わるからです。
この記事では、中小企業の経営者や経理担当者に向けて、実費精算とインボイスの関係をわかりやすく解説します。
「実費精算ならインボイスが必要」とは限らない
まず、最も大きな誤解から整理しましょう。
従業員の出張旅費を実費で精算した場合でも、一定の条件を満たせば「出張旅費等特例」の対象になります。
国税庁のインボイス制度に関するQ&Aでは、従業員などに支給する国内出張の旅費、宿泊費、日当について、「通常必要と認められる部分」は、インボイスを保存しなくても、一定事項を記載した帳簿の保存によって仕入税額控除ができるとされています。
ここで重要なのは、定額払いに限られていないことです。
例えば、旅費規程に基づき、従業員が支払った新幹線代やホテル代を領収書に基づいて実費精算している場合でも、その支給が会社の業務に必要な国内出張に伴うものであり、金額も通常必要な範囲であれば、出張旅費等特例の対象になり得ます。
つまり、
「定額支給なら特例、実費精算ならインボイス」
と単純に分けることはできません。
実費精算か定額支給かだけでなく、誰に対して、どのような目的で、どのような関係に基づいて支払ったのかを確認する必要があります。
出張旅費等特例が使える基本条件
出張旅費等特例を検討する際は、少なくとも次の点を確認します。
- 国内出張に伴う費用である
- 会社の業務に必要な出張である
- 従業員や役員に対して支給する旅費、宿泊費、日当などである
- 所得税法上、給与として課税されない通常必要な範囲である
- 帳簿に特例を適用したことがわかる記載を残している
旅費規程があれば何でも認められるわけではありません。
例えば、実際の業務内容や出張先の相場に比べて、宿泊費や日当が不自然に高額である場合は、「通常必要な範囲」と認められない可能性があります。
また、社長だけが特別に高額な宿泊費を受け取れる規程や、実際には出張していないのに日当を支払うような運用も問題になります。
大切なのは、旅費規程の金額だけではありません。
実際の出張内容、役職、出張先、宿泊事情などを踏まえて、第三者に説明できる運用になっているかどうかです。
従業員がホテル代を立て替えた場合
例えば、従業員が国内出張でホテルに宿泊し、個人のクレジットカードや現金で宿泊費を支払い、帰社後に会社へ精算を申請したとします。
会社は、出張命令書や旅費精算書などを確認し、従業員へ宿泊費を支払いました。
この支払いが通常必要な国内出張旅費に当たる場合は、実費精算であっても出張旅費等特例を適用できる可能性があります。
その場合、仕入税額控除のためにホテルのインボイスを必ず保存しなければならない、というわけではありません。
ただし、だからといって領収書を捨ててよいわけではありません。
領収書や宿泊明細は、出張の事実や支給額が適正であることを確認する資料になります。また、法人税や所得税の確認、社内の不正防止という面からも、提出を求めて保存しておく方が安全です。
「消費税上、帳簿だけでよい可能性があること」と、「社内管理上、領収書を保管しなくてよいこと」は別問題です。
実務では、出張申請書、旅費精算書、領収書、出張報告書などを一つの流れで保存しておくと、後から説明しやすくなります。
会社がホテルへ直接支払った場合
一方、会社がホテルを予約し、宿泊費をホテルへ直接振り込んだ場合はどうでしょうか。
この場合、会社から従業員へ出張旅費を支給したのではなく、会社がホテルから宿泊サービスを購入したと考えるのが基本です。
したがって、原則として通常の課税仕入れとして、ホテルが発行するインボイスと帳簿の保存が必要になります。
会社名義の法人カードでホテル代を決済した場合も、考え方はおおむね同じです。
ここで注意したいのが、クレジットカード会社から届く利用明細です。
国税庁は、クレジットカード利用明細書は、一般的にはインボイスの記載事項を満たす書類ではないため、カード明細だけを保存しても仕入税額控除はできないと説明しています。
ホテルの領収書、利用明細、予約サイト上で発行される電子インボイスなど、実際に宿泊サービスを提供した事業者が発行する書類を確認する必要があります。
法人カードを使えばインボイス管理が不要になるわけではありません。
むしろ、法人カードの利用明細だけで経理処理を終わらせている会社は、保存書類を一度確認した方がよいでしょう。
出張旅費と一般経費の立替払いは違う
次に注意したいのが、出張旅費と一般経費の立替精算を混同することです。
例えば、従業員が会社で使うプリンター用紙を購入し、後日会社に精算を求めたとします。
これは通常、出張旅費ではありません。
従業員が会社の代わりに文房具店へ代金を支払った、一般経費の立替払いです。
この場合、会社が仕入税額控除を受けるためには、原則としてインボイスと帳簿の保存が必要です。
インボイスの宛名が従業員名になっている場合は、その買物が会社のためのものであることを明らかにするため、インボイスと立替金精算書を併せて保存する方法が考えられます。
立替金精算書には、少なくとも次のような情報を残しておきます。
- 立て替えた従業員の氏名
- 支払日
- 支払先
- 購入した商品やサービス
- 支払金額
- 業務上の目的
- 精算日
- 承認者
飲食店、小売店、タクシーなどが発行する簡易インボイスは、宛名の記載が不要です。そのため、従業員名の宛名がないことだけを理由に仕入税額控除ができなくなるわけではありません。
ただし、その支出が会社の業務に関係することを説明できるように、社内の精算記録は残しておきましょう。
「領収書の宛名」だけで判断しない
実務では、領収書の宛名だけを見て判断してしまうことがあります。
しかし、本当に確認すべきなのは取引の中身です。
「会社名の領収書があるから必ず大丈夫」
「従業員名だから仕入税額控除はできない」
「宛名がないから使えない」
このような判断は、いずれも正確ではありません。
出張旅費等特例に該当すれば、従業員への支給についてインボイスの保存が不要になる場合があります。
一般経費の立替払いで、インボイスが従業員宛てになっている場合でも、立替金精算書などを併せて保存することで、会社の仕入れであることを明確にできます。
簡易インボイスであれば、そもそも書類の交付を受ける者の氏名や会社名は記載事項ではありません。
書類の表面だけでなく、「誰が、誰のために、何を購入し、会社は誰に支払ったのか」を確認することが大切です。
4つの支払パターンに分けると整理しやすい
経費精算で迷ったときは、次の4つに分けて考えると整理しやすくなります。
従業員への出張旅費の支給
通常必要な国内出張の交通費、宿泊費、日当などを従業員や役員へ支給するものです。
実費精算か定額支給かにかかわらず、条件を満たせば出張旅費等特例の対象になり得ます。
会社から取引先への直接払い
会社がホテル、旅行会社、販売店などへ直接支払うものです。
通常の課税仕入れとして、原則としてインボイスと帳簿を保存します。
一般経費の立替精算
従業員が会社の備品、会議費、研修費などを立て替え、会社が従業員へ精算するものです。
原則として、インボイス、立替金精算書などの精算記録、帳簿を保存します。
法人カードによる支払い
会社名義のカードを使って、会社が商品やサービスの提供者へ支払うものです。
カード会社の利用明細だけでは足りないことがあるため、店舗の領収書や電子インボイスを確認します。
この4つを区別せず、すべて「旅費交通費」や「立替経費」として同じ処理をすると、必要な書類の保存漏れが起こりやすくなります。
旅費規程と経費精算規程を整える
インボイス対応を安定させるためには、経理担当者だけに判断を任せない仕組みが必要です。
まず、旅費規程で次の内容を決めておきましょう。
- 出張として扱う範囲
- 交通費の支給方法
- 宿泊費の支給方法と上限
- 日当の金額
- 役職ごとの違い
- 出張申請と承認の方法
- 精算期限
- 提出する書類
あわせて、一般経費の立替払いについてもルールを決めます。
- 立替払いを認める範囲
- 事前承認が必要な金額
- インボイスを取得する方法
- 電子領収書の保存方法
- 法人カード利用時の提出書類
- 立替金精算書の記載事項
旅費規程があっても、経費精算の手順が曖昧であれば、現場では迷いが生じます。
反対に、保存書類だけを厳しくしても、出張旅費等特例を理解していなければ、必要以上に従業員へ領収書の再発行を求めることになります。
税務処理と社内管理の両方を考えたルールづくりが必要です。
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「どの支払いに、どの書類が必要なのかわからない」
「出張旅費と一般経費の立替精算が混ざっている」
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実費精算・立替経費のインボイス保存判定シート
費用の種類、支払方法、利用者、インボイスの宛名などをプルダウンで選ぶと、次の内容が自動で表示されます。
- 出張旅費等特例の可能性
- 通常の課税仕入れとして処理する取引
- 一般経費の立替精算
- 保存する書類
- 判断するときの注意点
また、立替金精算書に必要な項目を確認できるチェック欄も付けています。
経理担当者だけでなく、出張が多い営業担当者や管理職への社内説明にもご活用ください。
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「経理に任せているから大丈夫」が一番危ない
インボイス制度への対応は、単に領収書を集めれば終わるものではありません。
同じホテル代でも、従業員への出張旅費として支給したのか、会社がホテルへ直接支払ったのかによって、処理が変わります。
同じ従業員への精算でも、国内出張旅費なのか、備品購入などの一般経費なのかによって、必要な書類が変わります。
経営者が細かな税務処理をすべて覚える必要はありません。
しかし、会社として支払方法を統一し、従業員が迷わず書類を提出でき、経理担当者が同じ基準で判断できる仕組みは必要です。
まずは、自社の出張旅費と立替経費が、どのような流れで処理されているかを確認してみてください。
「旅費規程はあるが、何年も見直していない」
「宿泊費の上限が現在の相場と合っていない」
「法人カードの使い方が人によって違う」
「インボイスの保存方法が担当者任せになっている」
一つでも当てはまる場合は、旅費規程と経費精算の運用を見直すタイミングです。
オフィススギヤマグループでは、会社の実態に合わせた旅費規程や経費精算ルールの整備についてご相談を承っています。
※本記事は一般的な制度の説明です。実際の仕入税額控除の可否は、取引内容、支払関係、会社の課税区分などによって異なることがあります。具体的な税務処理については、顧問税理士などの専門家にご確認ください。
参考：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」