適法だと思っていた残業が、すべて違法になる瞬間 原因は“従業員代表の選任ミス”でした
杉山 晃浩
はじめに｜「36協定は出していました」のはずなのに…
労働基準監督署の調査や、未払い残業代の相談の場面で、よく耳にする言葉があります。
「36協定はきちんと提出していました」
会社としては、残業をさせる以上、36協定を締結し、労基署へ届出を行っている。
その点に問題意識を持っている経営者は少なくありません。
しかし実務の現場では、36協定を出していたにもかかわらず、すべての残業が違法と判断されるケースが実際に起きています。
原因は、協定書の内容でも、残業時間の上限でもありません。
問題となるのは――
「従業員代表の選任方法」です。
この選任方法を一つ間違えただけで、
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36協定は無効
-
残業の法的根拠は消滅
-
過去の残業がすべて違法扱い
という、経営にとって極めて重いリスクが発生します。
第1章｜36協定があっても「違法残業」になることがある
多くの経営者が、次のように理解しています。
「36協定を出していれば、残業は合法」
しかし、法律上は正確ではありません。
正しくは、
有効な36協定がある場合に限り、残業が認められる
という仕組みです。
36協定が有効と認められるためには、次の3つの要件をすべて満たす必要があります。
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正しい当事者で締結されていること
-
正しい手続きで締結されていること
-
労働基準監督署へ適切に届出されていること
このうち、実務で最も問題になるのが
「正しい当事者」＝従業員代表です。
第2章｜従業員代表とは「誰でもいい存在」ではありません
労働組合がない事業場では、36協定は
使用者
＋
労働者の過半数を代表する者
との間で締結しなければなりません。
この「過半数代表者」には、明確な要件があります。
従業員代表になれない人
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管理監督者（部長、工場長など）
-
経営と一体的な立場にある者
-
人事権・懲戒権を持つ者
いわゆる「名ばかり管理職」も含め、判断は慎重に行う必要があります。
「現場をよく知っているから」
「まとめ役だから」
という理由だけで選ぶと、管理監督者性が問題になるケースも少なくありません。
第3章｜選任方法を間違えると、協定そのものが無効になる
さらに重要なのが、選ばれ方です。
従業員代表は、
労働者の過半数が支持していることが明確な
民主的な手続き
によって選任されなければなりません。
つまり、
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社長が指名する
-
役員会で決める
-
管理職同士で相談して決める
これらはすべて無効です。
厚生労働省の資料でも、
使用者の意向によって選出された場合、その協定は無効
と明確に示されています。
36協定の内容がどれほど適正でも、
入口である選任が誤っていれば、協定全体が成立しないのです。
第4章｜実務で本当に多い「NGな選任パターン」
社労士として現場でよく見かけるのが、次のようなケースです。
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「今年も○○さんでいいよね」と慣例で継続
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社長が直接声をかけて了承を得た
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メールで一斉通知し、返信がなかった人を賛成扱い
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立候補者がいないため事実上の自動決定
-
そもそも選任した記録が残っていない
これらはすべて、後から無効と判断される可能性があります。
特に注意が必要なのが、
「返信がなかった人は信任したものとみなす」
という方法です。
これは労働者の過半数が本当に支持しているかどうかが確認できず、
原則として認められないとされています。
第5章｜なぜ選任ミスが“残業代請求”につながるのか
従業員代表の選任が無効
↓
36協定が無効
↓
時間外労働の法的根拠が消滅
この結果、どうなるか。
すべての残業が「法律上、してはいけない労働」となります。
その場合、
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未払い残業代の請求
-
割増賃金の再計算
-
付加金（最大同額）
-
遅延損害金
といった金銭リスクが一気に現実化します。
会社として悪意がなかったかどうかは、ほとんど考慮されません。
「適法だと思っていた」
「制度を理解していなかった」
これらは、残念ながら免責理由にはならないのです。
第6章｜労基署調査で実際に確認されるポイント
労働基準監督署の調査では、36協定について次の点が確認されます。
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従業員代表の氏名
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管理監督者に該当しないか
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選任方法の説明
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社内周知の有無
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投票・挙手・記録の存在
場合によっては、
従業員代表本人へのヒアリングが行われることもあります。
「どうやって選ばれましたか？」
この質問に答えられない場合、無効と判断されるリスクは高まります。
第7章｜36協定以外にも影響は広がる
従業員代表は、36協定だけに関係する存在ではありません。
例えば、
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特別条項付き36協定
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1年単位の変形労働時間制
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フレックスタイム協定
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派遣労働者の労使協定方式
これらすべてに、同じ代表者選任ルールが適用されます。
一つの選任ミスが、複数制度を同時に無効にする可能性がある点も、見逃せません。
第8章｜今すぐ確認したいチェックリスト
ぜひ、以下を確認してみてください。
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□ 社長が代表者を指名していないか
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□ 管理職・管理監督者が選ばれていないか
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□ 全従業員が参加できる選任だったか
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□ 選任目的を明示していたか
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□ 選任記録を保管しているか
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□ 毎年きちんと再選任しているか
一つでも不安があれば、見直しが必要です。
おわりに｜36協定は「書類」ではなく「手続き」で守られる
36協定は、単なる提出書類ではありません。
本質は、
労使で合意したというプロセスそのものにあります。
書式が整っていても、
手続きが間違っていれば、会社は守られません。
逆に言えば、
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正しい代表者
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正しい選任手続き
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正しい記録管理
この3点を押さえることで、36協定は企業にとって強力な防御策になります。
「出しているから安心」ではなく、
「本当に有効かどうか」まで確認すること。
それが、予期せぬ残業代請求や労務トラブルから会社を守る第一歩です。