その変形労働時間制、本当に会社に合っていますか？1か月単位と1年単位の正しい選び方
杉山 晃浩
「うちの会社は忙しい時期と暇な時期があるので、変形労働時間制を導入した方がいいですよね？」
経営者の方から、このような相談を受けることがあります。
たしかに変形労働時間制は、仕事の繁閑に合わせて労働時間を配分できる便利な制度です。
しかし、ここで注意したいのは、
変形労働時間制なら、どれを選んでも同じではない
ということです。
中小企業でよく使われるものには、主に次の2つがあります。
- 1か月単位の変形労働時間制
- 1年単位の変形労働時間制
どちらも、一定期間を平均して1週間当たりの労働時間を法定労働時間内に収める制度です。しかし、想定している繁閑の周期、必要な手続、勤務表の作り方、残業計算、運用の難しさは異なります。厚生労働省も、変形労働時間制には1か月単位、1年単位、1週間単位などがあり、労使協定や就業規則などで定めることにより、一定期間を平均して週の法定労働時間を超えない範囲で、特定の日や週に法定時間を超える勤務を設定できる制度と説明しています。
制度選択を間違えると、勤務表が予定どおり組めない、現場が勝手にシフトを変更する、給与計算が複雑になる、未払い残業が発生するといった問題につながります。
今回は、1か月単位と1年単位の違いを、経営者向けにわかりやすく整理します。
変形労働時間制は「残業代を減らす制度」ではありません
最初に確認しておきたいのは、変形労働時間制の目的です。
労働基準法では、原則として労働時間は1日8時間、1週40時間以内とされています。一定の条件を満たして変形労働時間制を導入すると、一定期間を平均して週40時間以内に収まる範囲で、特定の日に8時間を超えたり、特定の週に40時間を超えたりする所定労働時間を設定できます。
つまり、変形労働時間制とは、
忙しい日には長く働き、比較的暇な日には短く働くなど、仕事量に合わせて労働時間を事前に配分する制度
です。
「導入すれば残業代がなくなる」
「10時間働かせても残業にならない」
という制度ではありません。
あらかじめ決めた勤務時間を超えた場合や、日・週・対象期間の法定基準を超えた場合には、変形労働時間制を導入していても時間外労働が発生します。
制度を選ぶ際には、残業代が減るかどうかよりも、
自社の忙しさの波を、どの期間で予測できるか
を考えることが重要です。
1か月単位が向いているのは「月の中で忙しさが変わる会社」
1か月単位の変形労働時間制は、1か月以内の一定期間を平均して、1週間当たりの労働時間が法定労働時間を超えないように設計する制度です。
たとえば、次のような会社が考えられます。
- 月初と月末が忙しい会社
- 曜日によって来客数が大きく違う店舗
- 夜勤や長時間勤務がある医療・介護施設
- 土日が忙しく平日は比較的落ち着く飲食店
- 締め日や請求業務が特定の週に集中する会社
月の前半は1日7時間勤務、月末は1日9時間勤務というように、月内の繁閑に合わせて勤務時間を配分できます。
1か月単位のメリットは、1年単位と比べると、比較的短い周期で勤務計画を作れることです。
年間の仕事量までは予測できなくても、
「翌月のシフトなら、月が始まる前に決められる」
という会社には合いやすいでしょう。
ただし、1か月単位でも、勤務日や勤務時間を事前に具体的に定めることが重要です。
月が始まってから、
「今日は忙しいから8時間勤務を10時間勤務に変更しよう」
「今週は暇だから、先週の残業分と相殺しよう」
と自由に帳尻を合わせることはできません。
翌月の勤務表を事前に確定できるか、変更履歴を残せるか、勤怠システムが対応できるかまで確認する必要があります。
1年単位が向いているのは「季節や年間で繁閑が読める会社」
1年単位の変形労働時間制は、1か月を超え1年以内の一定期間を平均して、1週間当たりの労働時間を40時間以下にする制度です。
たとえば、次のような会社が考えられます。
- 季節によって仕事量が大きく変わる製造業
- 年度末や特定時期に工事が集中する建設会社
- 夏休みや年末年始が繁忙期となる観光業
- 農産物や食品の季節変動が大きい会社
- 学校行事や受験時期によって繁閑がある教育関連事業
1年単位では、繁忙期に勤務日を増やしたり、1日の所定労働時間を長くしたりし、その代わりに閑散期の休日を増やすといった年間設計ができます。
ただし、1年単位は1か月単位よりも運用が難しくなります。
導入には、労使協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ることが必要です。対象労働者、対象期間、労働日、各日の労働時間なども定めなければなりません。
また、原則として対象期間中の労働日と各日の労働時間を具体的に特定する必要があります。対象期間を1か月以上の期間に区分する方法もありますが、その場合にも、最初の期間やその後の区分について法令に沿った事前特定が必要です。
つまり1年単位は、
年間の繁閑をある程度予測し、年間カレンダーを計画的に作れる会社
に向いています。
急な受注が多く、翌週の勤務さえ予測できない会社には、使いにくい場合があります。
「年間で忙しい会社」と「一年中忙しい会社」は違います
ここは経営者が勘違いしやすいところです。
「うちは一年中忙しいから、1年単位の変形労働時間制が合う」
と思われるかもしれません。
しかし、一年中忙しい会社に必要なのは、変形労働時間制ではなく、
- 人員配置の見直し
- 業務の標準化
- 受注量の管理
- 生産性の改善
- 採用や外注の検討
かもしれません。
1年単位が有効なのは、
「一年中忙しい会社」
ではなく、
一年の中で忙しい時期と暇な時期があり、その時期を予測できる会社
です。
繁忙期に長く働かせるだけで、閑散期の勤務を短くしないのであれば、単に長時間労働が増えるだけです。
変形労働時間制は、人手不足を埋める魔法の制度ではありません。
会社に合うかどうかは「忙しさ」だけでは決まりません
制度選択では、繁閑の周期だけでなく、会社の管理能力も確認する必要があります。
たとえば1年単位が業務の繁閑には合っていても、
- 年間カレンダーを作れる担当者がいない
- 管理職が制度を理解していない
- 勤務変更の履歴を残していない
- 勤怠システムが対応していない
- 給与計算担当者が残業計算を理解していない
という会社では、正しく運用できない可能性があります。
制度を選ぶときには、
業務への適合性と、管理体制への適合性
の両方を見る必要があります。
法律上導入できる制度であっても、会社が運用できなければ、結果として未払い賃金や社員とのトラブルを生むことがあります。
急なシフト変更が多い会社は要注意
変形労働時間制では、勤務日と勤務時間を事前に決めることが重要です。
特に1年単位では、労働日と労働時間を具体的に特定することが制度の前提とされています。
ところが、実際には次のような会社があります。
当初は8時間勤務だった日を、仕事が増えたため10時間勤務へ変更する。
休日だった日を、直前になって出勤日にする。
実際に働いたあとで勤務表を書き換える。
これでは、変形労働時間制が、
残業が発生したあとに予定を変更して、残業を見えなくする仕組み
になりかねません。
勤務変更が頻繁に発生する会社は、
「制度の運用が悪い」
だけでなく、
そもそも選んだ制度が自社の働き方に合っていない
可能性があります。
業種名だけで制度を決めてはいけません
「建設業だから1年単位」
「介護施設だから1か月単位」
というように、業種名だけで決めるのも危険です。
同じ建設業でも、
年間を通して工事量がほぼ一定の会社。
年度末に仕事が集中する会社。
天候や元請の都合で予定変更が多い会社。
それぞれ働き方は違います。
同じ介護事業でも、
毎月ほぼ同じ勤務を組める施設。
利用者数によって月内の繁閑がある事業所。
欠勤や急な呼出しが非常に多い職場。
では、適した制度が違う可能性があります。
制度を選ぶときは、業種ではなく、
- 繁閑が月内なのか年間なのか
- 繁閑を事前に予測できるか
- シフトを事前に確定できるか
- 管理職がルールを守れるか
- 勤怠・給与計算が対応できるか
を確認することが大切です。
通常の労働時間制の方がよい会社もあります
変形労働時間制は、導入すれば会社の労務管理が進んでいるように見えるかもしれません。
しかし、すべての会社に必要な制度ではありません。
毎日の勤務時間がほぼ同じ。
年間を通して仕事量に大きな差がない。
予定変更が多く、事前に勤務を決めにくい。
管理担当者が少ない。
給与計算を複雑にしたくない。
このような会社では、通常の労働時間制の方が、わかりやすく安全に運用できることがあります。
制度を複雑にすれば、会社に有利になるとは限りません。
勤怠管理や給与計算の負担が増え、かえって未払い残業のリスクが高くなる可能性もあります。
最も高度な制度ではなく、最も正しく運用できる制度を選ぶ。
これが労働時間制度を考えるうえで大切な視点です。
3つの制度を判断する簡単な目安
非常に大まかな整理ですが、次のように考えるとわかりやすいでしょう。
1か月単位が候補になりやすい会社
月内や4週間以内で繁閑がある。
翌月の勤務表を開始前に確定できる。
毎月シフトを管理できる担当者がいる。
医療・介護、店舗、飲食など、月内シフトを組む業種に多い形です。
1年単位が候補になりやすい会社
季節や年間行事による繁閑がある。
年間の繁忙期・閑散期を予測できる。
年間カレンダーを作成・管理できる。
製造、建設、観光、季節商品などで検討されやすい形です。
通常の労働時間制が候補になりやすい会社
勤務時間がほぼ一定。
繁閑差が小さい。
急な勤務変更が多く、事前特定が難しい。
複雑な制度管理を行う体制が整っていない。
ただし、これはあくまで目安です。
実際には就業規則、労使協定、勤務実態、対象者、勤怠システムなどを確認して判断する必要があります。
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ここまで読んで、
「うちは月内の繁閑なのか、年間の繁閑なのか」
「今の1年単位が本当に合っているのだろうか」
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繁閑の周期だけでなく、
- 勤務時間を事前に決められるか
- 管理担当者がいるか
- 管理職が制度を理解できるか
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結果だけで制度を決定するものではありませんが、自社の働き方を整理する最初の一歩としてお使いください。
正しい制度とは「一番残業代が減る制度」ではありません
最後に、今回最もお伝えしたいことがあります。
経営者が労働時間制度を検討するとき、
「どの制度が一番残業代を減らせるか」
から考えてしまうことがあります。
しかし、本当に選ぶべきなのは、
自社の仕事の流れに合い、正しく運用し続けられる制度
です。
1か月単位が合う会社もあります。
1年単位が合う会社もあります。
通常の労働時間制が一番よい会社もあります。
制度選択を間違えると、勤務表が崩れます。
勤務表が崩れると、残業計算も崩れます。
残業計算が崩れると、未払い賃金や社員とのトラブルにつながります。
逆に、自社に合う制度を選び、勤務計画と勤怠管理、給与計算を一致させれば、会社も社員も働きやすくなります。
変形労働時間制をすでに導入している会社も、一度導入したからといって、その制度を永久に使い続けなければならないわけではありません。
仕事の内容。
人員構成。
シフトの組み方。
お客様の動き。
会社の管理体制。
これらが変われば、適切な労働時間制度も変わることがあります。
あなたの会社の変形労働時間制。
本当に、現在の働き方に合っていますか。
制度名だけではなく、現場の勤務実態から一度見直してみてはいかがでしょうか。