「自由参加だから残業代は不要」は通用する？社内勉強会・研修が労働時間になる境界線
杉山 晃浩
「社員の成長のために、終業後の勉強会を始めました」
「参加は自由なので、残業代は払っていません」
経営者から、このような話を聞くことがあります。
会社としては、社員へ勉強の機会を提供しているつもりです。参加を命令した覚えもなく、案内文にも「自由参加」と書いてあります。
それでも、実際には毎回ほとんどの社員が参加している。
参加しない社員には、上司が「今日はどうして出ないの？」と声をかける。
欠席者には、後日、動画を見て感想文を提出してもらう。
このような運用になっていないでしょうか。
会社が「自由参加」と呼んでいても、社員が実際には断りにくい状態であれば、その勉強会や研修は労働時間と判断される可能性があります。
その場合、会社は研修時間分の賃金を支払わなければなりません。所定労働時間を超えていれば、残業代が必要になることもあります。
今回は、社内勉強会や研修が労働時間になる境界線を、中小企業の経営者や人事担当者向けにわかりやすく解説します。
「勉強だから労働時間ではない」は間違い
労働時間とは、簡単に言えば、社員が会社の指揮命令を受けている時間です。
商品を作っている時間、接客をしている時間、書類を作成している時間だけが労働時間ではありません。
会社から参加を命じられた研修や教育訓練も、原則として労働時間になります。
例えば、次のような研修です。
- 新入社員に受講を義務付ける入社時研修
- 建設現場へ入るために必要な安全衛生教育
- 新しい機械やシステムを使うための操作研修
- 管理職へ参加を命じるハラスメント防止研修
- 担当業務に必要な資格や知識を学ぶ研修
- 会社が受講期限を決めたeラーニング
- 研修後に確認テストやレポート提出を求める勉強会
研修中に通常業務をしていなくても、会社が業務として参加させているなら、原則として労働時間です。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、参加することが業務上義務付けられている研修や教育訓練、会社の指示により業務に必要な学習をしている時間は、労働時間として示されています。
「仕事ではなく勉強だから、給料は発生しない」
という考え方は通用しません。
本当に自由参加なら労働時間にならないこともある
一方で、会社が用意する勉強会や研修のすべてが労働時間になるわけではありません。
業務上義務付けられておらず、社員が自分の意思で参加する研修であれば、労働時間に該当しないことがあります。
例えば、会社が会議室や教材を用意しているものの、
- 参加するかどうかを社員が自由に決められる
- 欠席の連絡や理由の説明が必要ない
- 参加しなくても人事評価に影響しない
- 参加しなくても担当業務から外されない
- 出欠を会社が管理していない
- 研修後のテストやレポート提出がない
- 上司が参加を働きかけていない
という状態であれば、自主的な勉強として扱える可能性があります。
重要なのは、案内文に「自由参加」と書いてあるかどうかではありません。
社員が、本当に自由に断れる状態だったかどうかです。
「自由参加」と書いても実質的に強制なら労働時間
問題になりやすいのが、表向きは自由参加でも、実際には参加を断りにくいケースです。
例えば、社内チャットで次のような案内をしたとします。
今週金曜日の18時から勉強会を行います。自由参加ですが、社員の成長につながる大切な内容ですので、できるだけ参加してください。
会社としては「自由参加」と明記しています。
しかし、「大切な内容」「できるだけ参加」と書かれていれば、社員はどう感じるでしょうか。
「欠席すると、やる気がないと思われるかもしれない」
「社長や上司も出席するから、自分だけ欠席しにくい」
「本当は自由参加ではないのだろう」
と受け取る可能性があります。
さらに、勉強会へ参加しなかった社員へ、上司が、
「なぜ参加しなかったの？」
「みんな出ていたよ」
「成長したいなら、次回は参加したほうがいい」
などと伝えていれば、自由参加の説明と実際の運用が食い違います。
会社から明確な参加命令がなくても、実質的に参加を強制していたと判断されることがあるのです。
不参加による不利益があれば、強制と判断されやすい
特に危険なのが、研修へ参加しない社員に不利益が生じるケースです。
例えば、次のような取り扱いです。
- 人事評価でマイナスにする
- 賞与査定を下げる
- 昇進や昇格の対象から外す
- 希望する仕事を担当させない
- 上司が注意や指導をする
- 不参加理由を書かせる
- 欠席者だけ後日受講を命じる
- 研修を受けなければ業務に必要な社内資格を与えない
このような不利益があれば、社員が研修参加を自由に選べるとは言いにくくなります。
栃木労働局の資料でも、業務上義務付けられていない自由参加の研修は労働時間に該当しない一方、不参加が減給処分の対象になったり、不参加によって業務を行えなかったりするなど、事実上参加を強制されている場合は労働時間に該当すると説明されています。
つまり、会社が確認すべきなのは、
「参加を命令したか」
だけではありません。
「参加しなかった社員が、何らかの不利益を受ける仕組みになっていないか」
まで確認する必要があります。
eラーニングも労働時間になる可能性がある
最近は、動画研修やeラーニングを導入する会社も増えています。
社員が自宅や通勤中にスマートフォンで受講できるため、会社にとって便利な仕組みです。
しかし、
「好きな時間に受講できるから、労働時間ではない」
とは限りません。
例えば、次のような運用をしていれば、労働時間に該当する可能性があります。
- 会社が受講を指示している
- 受講期限を決めている
- 未受講者へ催促している
- ログイン履歴や進捗状況を確認している
- 修了テストで合格点を求めている
- 受講後にレポートを提出させている
- 受講しなければ担当業務をさせない
- 勤務時間内に受講できる時間を設けていない
自宅で受講していても、会社の指示によるものであれば労働時間になり得ます。
その場合は、動画を視聴した時間だけでなく、確認テストやレポート作成に必要な時間も確認しなければなりません。
会社がeラーニングを義務付けるなら、勤務時間内に受講させるのが最も分かりやすい方法です。
勤務時間外に受講させる場合は、受講時間を申告・記録できる仕組みを整える必要があります。
始業前や終業後に開催すると残業代が発生することもある
研修が労働時間に当たる場合、その時間に対する賃金が必要です。
例えば、会社の所定労働時間が9時から18時までで、18時30分から20時まで参加必須の研修を実施したとします。
この1時間30分は、原則として労働時間です。
1日8時間または週40時間を超えていれば、25％以上の時間外割増賃金が必要になる可能性があります。
深夜22時以降まで研修を行えば、深夜割増も問題になります。
休日に研修を実施した場合は、その日が法定休日か法定外休日か、週の労働時間が何時間になるかによって、必要な割増賃金が変わります。
また、法定時間外労働や法定休日労働をさせるには、原則として36協定の締結と労働基準監督署への届出が必要です。
「研修だから36協定は関係ない」
とは考えないでください。
研修時間が労働時間であれば、通常の仕事と合わせて労働時間を管理する必要があります。
固定残業代を払っていても、時間管理は必要
「うちの会社は固定残業代を払っているから、研修時間を記録しなくても大丈夫」
という考え方も危険です。
固定残業代を支払っていても、実際の時間外労働を把握する必要があります。
実際に発生した時間外労働に対する割増賃金が、固定残業代を上回れば、会社は差額を追加で支払わなければなりません。
研修時間を記録していなければ、その比較ができません。
また、時間外労働の上限規制や社員の健康管理という点でも、実際の労働時間を把握する必要があります。
固定残業代は、労働時間を数えなくてもよい制度ではありません。
読書感想文や自主練習も運用次第で変わる
会社によっては、社員の成長を目的に、本を読んで感想文を提出させたり、始業前や終業後に技術練習を行わせたりすることがあります。
この場合も、名前ではなく実際の運用で判断します。
社員が自分の意思で本を選び、感想文の提出義務もなく、評価にも影響しないなら、個人的な読書と考えられるでしょう。
一方で、
- 会社が読む本を指定する
- 提出期限を決める
- 感想文の提出を義務付ける
- 内容を上司が確認する
- 未提出者へ催促する
- 人事評価の対象にする
という運用であれば、読書や感想文の作成時間も労働時間と判断される可能性があります。
技術練習も同じです。
社員が自発的に施設や道具を借りて練習しているだけなのか、会社や上司が練習を求め、実施状況を確認しているのかによって結論が変わります。
「本人の成長のため」という目的があっても、会社が実質的に命じていれば労働時間になり得るのです。
管理職の何気ない一言が「参加命令」になる
経営者が自由参加のつもりでも、現場の管理職が参加を強く求めているケースがあります。
例えば、経営者が、
「興味のある人だけ参加してください」
と案内した後で、部長が部下へ、
「うちの部署は全員参加するように」
と伝えた場合です。
この場合、会社全体の案内が自由参加でも、その部署では実質的に参加を命じられています。
また、管理職が参加者の名前を記録し、
「積極性のある社員」
「勉強熱心な社員」
として人事評価の参考にしていれば、不参加者は不利になると感じるでしょう。
自由参加の研修を行うなら、経営者や人事担当者だけでなく、管理職にも次の点を伝える必要があります。
- 部下へ参加を強制しない
- 欠席理由を聞かない
- 参加者だけを評価しない
- 不参加者へ嫌味を言わない
- 事実上の全員参加にしない
案内文だけを整えても、管理職の運用が変わらなければ意味がありません。
会社は「任意」か「業務」かを明確に決める
社内研修や勉強会を実施するときは、中途半端な運用を避けることが重要です。
本当に自由参加とするなら、社員が安心して断れる仕組みにします。
例えば、案内文に次のように記載します。
この勉強会への参加は任意です。参加しない場合の連絡や理由の説明は必要ありません。不参加を理由として、人事評価、賃金、配置その他の取扱いで不利益を与えることはありません。
一方、社員に必ず学んでほしい内容であれば、最初から業務として扱うほうが安全です。
その場合は、
- 原則として勤務時間内に実施する
- 参加対象者を明確にする
- 開始時刻と終了時刻を記録する
- 時間外なら残業申請を行う
- 必要な割増賃金を支払う
- 36協定の範囲を確認する
といった対応を行います。
会社にとって本当に必要な研修であれば、社員個人の善意や自己犠牲に頼らず、業務として時間と費用を確保するべきでしょう。
過去の研修についても一度確認を
これまで勤務時間外に研修や勉強会を行ってきた会社は、過去の案内文や運用も確認してください。
特に、次のような研修は注意が必要です。
- 実質的に全員が参加している
- 上司が参加者を確認している
- 欠席者へ理由を聞いている
- 未参加者へ再受講を命じている
- 確認テストやレポート提出がある
- 人事評価や昇進に影響している
- 受講時間を勤怠に記録していない
- 固定残業代の範囲内として処理している
問題が見つかった場合は、今後の運用だけを直せばよいとは限りません。
未払い賃金が発生していないか、過去の勤怠記録や研修記録も確認する必要があります。
自己判断で一律に処理せず、社会保険労務士などの専門家へ相談してください。
無料の「社内研修・勉強会 労働時間判定シート」をご用意しました
「うちの勉強会は、本当に自由参加といえるだろうか」
「勤務時間外の研修に残業代が必要なのか判断できない」
そのような会社のために、Excel形式の、
をご用意しました。
12項目について「該当する・該当しない・確認中」で回答すると、労働時間に該当する可能性を自動で判定します。
シートでは、次の内容を確認できます。
- 会社や上司が参加を指示していないか
- 断りにくい案内になっていないか
- 欠席理由や上司の許可を求めていないか
- 出欠や再受講を会社が管理していないか
- 不参加による不利益がないか
- 研修を受けないと担当業務ができないか
- 会社が受講期限や受講方法を指定しているか
- eラーニングの進捗を管理しているか
- 確認テストやレポートを提出させているか
- 勤務時間外の研修を勤怠へ記録しているか
- 参加状況を人事評価に使っていないか
診断結果に応じて、会社が次に行うべきことも表示されます。
さらに、
- 本当に自由参加にする場合
- 業務として参加を求める場合
それぞれの研修案内文例も掲載しています。
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届いたメールに記載されたURLを開き、ご自身で「社内研修・勉強会 労働時間判定シート」をダウンロードしてください。
※メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダもご確認ください。
社員の成長を応援するからこそ、正しい時間管理を
社内勉強会や研修は、社員の成長と会社の発展に欠かせません。
問題なのは、研修を行うことではありません。
会社に必要な研修でありながら、「自由参加」という名前を付けて、社員の時間を無償で使ってしまうことです。
社員は、会社が考える以上に、上司の言葉や人事評価を気にしています。
経営者が自由参加のつもりでも、社員が、
「出なければ評価が下がる」
「断ったら上司に嫌われる」
と感じていれば、本当の自由参加とはいえません。
研修を企画するときは、
「この研修は、社員が自由に断れるものなのか」
「会社として必ず受けてほしいものなのか」
を最初に決めてください。
必ず受けてほしい研修なら、労働時間として扱い、可能な限り勤務時間内に実施しましょう。
本当に自由参加にするなら、不参加による不利益がないことを明確にし、管理職を含めて運用を徹底してください。
社員の成長を大切にする会社だからこそ、社員の時間にも正当な価値を認める必要があります。
「勉強会だから」「自由参加と書いたから」で終わらせず、この機会に自社の研修制度と労働時間管理を確認してみてください。
【参考資料】